تحديد النطاق

مجالات المعرفة

• إدارة نطاق المشروع
• إدارة نطاق الخطة
• جمع المتطلبات
• تحديد النطاق
• قم بإنشاء WBS
• تحقق من النطاق
• نطاق التحكم

النطاق هو أحد المكونات الرئيسية لتخطيط إدارة المشروع. يحدد نطاق المشروع حدود المشروع ، أي ما يتم تضمينه وما لا يتم تضمينه.

يعد النطاق أيضًا أحد المجالات الأساسية لضائقة المشروع. يفترض رعاة المشروع والمسؤولون التنفيذيون أن النطاق يشمل على نطاق واسع كل ما هو معقول لإنتاج المخرجات ، لكن مديري المشاريع يريدون حساب كل مورد وتفترض تغيير النطاق عندما تكون هناك تجاوزات صغيرة. عندما لا ترغب الأطراف في مواجهة القضايا المتعلقة بحدود المشروع في البداية ، فهي صيغة للمشاكل.

يعرف PMBOK النطاق بأنه عملية تطوير وصف تفصيلي للمشروع والمنتج. هذه العملية جزء من مجموعة عملية التخطيط ، والنتيجة هي بيان نطاق المشروع.

بيان الموقع

لا يحتوي طول بيان النطاق على إرشادات صارمة. أعتقد أنه يجب أن يكون طويلاً بما يكفي للحد من مخاطر تغيير النطاق قدر الإمكان ، إلى حد معقول. على الرغم من أنه لا يمكنك تحديد النطاق بشكل مثالي ، عندما يكون لدى جميع أصحاب المصلحة فكرة جيدة عن حدود المشروع ، يكون بيان النطاق مفصلاً بشكل كافٍ.

يجب تحديد النطاق إلى الحد الذي يوفر مؤشرًا جيدًا على وقت حدوث زحف النطاق. أيضًا ، ضع في اعتبارك العمليات الخارجية أو واجهات النظام التي تتأثر بالمشروع أو الحدود التنظيمية أو الجغرافية أو سير عمل العملية بين وحدات العمل.

يحتوي بيان نطاق المشروع الجيد على:

1. وصف النطاق
2. الإنجازات)
3. معايير القبول
4. استثناءات النطاق .
5. القيود.
6. الافتراضات.

وصف النطاق

يجب أن يتضمن بيان النطاق وصفًا تفصيليًا للمنتج أو الخدمة أو النتيجة. هذا البيان مهم لنجاح المشروع ويجب أن يصف المشروع بتفاصيل كافية للسماح لجميع أصحاب المصلحة برسم حدود واضحة حول المشروع.

العمل الأساسي للمشروع واضح بشكل عام ولا يحتاج إلى تحديد بتفصيل كبير. على سبيل المثال ، لا يحتاج بيان النطاق لتطوير التقسيم الفرعي إلى قضاء الوقت في تحديد التفاصيل الفنية لتصنيف الموقع وتركيب المجاري ورصف الطرق. هذا هو الاتجاه الطبيعي ، ولكن من الأفضل التركيز على حدود المشروع ، مثل إلى أي مدى سيمتد التصنيف ، ومن سيحدد أحجام الصرف الصحي ، والمراقبة البيئية المتوقعة ، وما شابه. تشكل القيود والافتراضات أجزاء رائعة من بيان النطاق ، لأنها تقلل من مخاطر المشروع.

الإنجازات

تشمل التسليمات كل ما ينتجه المشروع للاستهلاك الخارجي ، مثل التقارير المؤقتة ونتائج الاختبار وتفاصيل التصميم. يمكن أن تتضمن أيضًا منتجات داخلية ، ولكن يجب أن يسرد بيان نطاق المشروع العناصر التي سينتجها المشروع لجميع أصحاب المصلحة. في بعض الأحيان ، لا تكون المخرجات معروفة أو غير محددة جيدًا في البداية ، ولكن يجب تحديد العناصر الواضحة غير القابلة للتفاوض في بيان النطاق لتوضيح ما ينتجه المشروع.

معايير القبول

يجب أن يحدد بيان النطاق معايير قبول المشروع. غالبًا ما يكون هناك اختبار مطلوب لتحديد الاكتمال ، والذي يمكن كتابته في بيان النطاق ، أو يمكن إصدار شهادة إتمام. هذه جزء لا يتجزأ من المشروع وإذا لم يتم تحديدها بشكل صريح مع النطاق ، فقد تؤدي إلى مشاكل.

إذا كان لدى المنظمة سلطة نهائية واحدة ، فقد يكون من الحكمة ذكر اسمها ، والجدول الزمني للقبول ، ومعايير أخرى مثل زيارات الموقع ، وموافقات التمويل ، وما إلى ذلك.

استثناءات النطاق

إنها لفكرة جيدة أن تستبعد على وجه التحديد العناصر التي لا تشكل جزءًا من نطاق المشروع عندما تكون مفتوحة للتفسير. في مثال تطوير التقسيم الفرعي الخاص بنا ، قد لا يتم تنفيذ عمليات ربط المرافق النهائية إلا بعد اكتمال المشروع بوقت طويل ، ولكن قد لا يكون مالك الأرض المتأثر بالمرافق على علم بذلك. وبالتالي ، فإن استبعاد العناصر على وجه التحديد يمكن أن يحدث فرقًا بين المشاريع الناجحة وغير الناجحة ، حتى لو لم يكن ذلك بديهيًا عند العصف الذهني لنطاق المشروع بالكامل.

القيود

تعمل جميع المشاريع ضمن قيود ، وقد لا يكون أصحاب المصلحة على دراية بها. من خلال سرد القيود بشكل صريح ، يمكن لأصحاب المصلحة فهم ما تم افتراضه ويمكن أن يؤدي ذلك إلى أذن مستمعة عند ظهور المشاكل.

على سبيل المثال ، قد يخطط مشروع التجديد الذي سيطلق أبخرة قد تثير قلق الجيران لمروحة ونظام أنابيب لإرسال الأبخرة لمسافة كافية. قد يكون من السهل القول في بيان النطاق أن المروحة سترسل الأبخرة بعيدًا ، ولكن إذا ذهبت أبعد قليلاً ووصف القيود ، أي إلى أي مدى تبعد المساكن ، وكم عدد النوافذ الموجودة ، ومدى سهولة الأبخرة قد يسافر أصحاب المصلحة الذين يقرؤون بيان النطاق قد يفهمون ما إذا كان من الصعب احتواء الأبخرة.

الافتراضات

على غرار القيود ، توفر الافتراضات معلومات أساسية تسمح لأصحاب المصلحة بفهم وقت ظهور المشاكل. غالبًا ما يتم تجاهل الافتراضات ، لا سيما للمهنيين ذوي الخبرة.

في مثال مشروع التجديد الخاص بنا ، سيتعين على مدير المشروع افتراض حجم مروحة معين. إذا بدأت الأبخرة في التسرب من المبنى ووصلت إلى العقارات المجاورة ، فقد ينتج عن ذلك مشاكل. إن افتراض أن حجم مروحة معين سيكون كافياً من شأنه أن يقلل من مخاطر المشروع.

بيانات النطاق تقلل من المخاطر

بيانات النطاق هي في الأساس تمارين في الحد من المخاطر. من المهم أن يتم تحديد حدود المشروع بتفاصيل كافية لتقليل مخاطر تغييرات النطاق في جميع أنحاء المشروع. إذا لم يكن من الممكن تحديد مجالات معينة من نطاق المشروع ، فيجب ذكر أوجه عدم اليقين وإدراج حالات الطوارئ في التكلفة و / أو الجدول الزمني.

كيف تكتب بيان النطاق

يحدد PMBOK أربع أدوات وتقنيات لكتابة بيان النطاق:

1. حكم خبير. إنها حقًا ميزة كبيرة أن يكون لديك خبراء مقيمون للتشاور عند تحديد نطاق المشروع. يمكن لخبراء الموضوع تحديد المزالق المتوقعة والقضايا المحتملة التي يمكن تحديدها في مرحلة تخطيط المشروع ، ومدخلاتهم لا تقدر بثمن.
2. تحليل المنتج. ركز على المخرجات. كيف يبدون؟ كم يجب أن تكون طويلة / عالية / واسعة / قوية / قادرة؟ ما هي الوظائف التي سيضطلعون بها ، وكيف يجب أن يؤدوا في ظل ظروف مختلفة؟
3. جيل البدائل. يمكن أن يكون تحديد المنتجات والخدمات البديلة أمرًا رائعًا للغاية. يمكن أن يحدد هذا الأساليب المختلفة لأداء العمل ، والتي يمكن أن تكون مفيدة في تحديد النطاق.
4. ورشات عمل ميسرة. عندما يكون لديك العديد من حدود المشروع الرمادية (أو الأسوأ من ذلك ، الحدود المتضاربة) ، فإن استشارة أصحاب المصلحة في المشروع وتجميعهم معًا في غرفة واحدة أو مكالمة جماعية يمكن أن تكون ضرورية لتحديد نطاق المشروع.