قم بإنشاء WBS

مجالات المعرفة

• إدارة نطاق المشروع
• إدارة نطاق الخطة
• جمع المتطلبات
• تحديد النطاق
• قم بإنشاء WBS
• تحقق من النطاق
• نطاق التحكم

يصبح المشروع أكثر قابلية للإدارة من خلال تقسيمه إلى مكونات. بهذه الروح ، يتطلب PMBOK تحلل المشروع إلى مراحل ومهام (تسمى أيضًا الأنشطة). يُطلق على قائمة المهام هذه اسم هيكل تقسيم العمل أو WBS.

هناك العديد من الأشكال المقبولة. فيما يلي تنسيق نمط رسومي:

وإليك مثال على تنسيق نمط جدول البيانات:

يتم تنظيم WBS حول المخرجات. عندما تكون هناك مخرجات وسيطة أو داخلية ، فإنها تقدم عناصر WBS رائعة. ليس هناك حاجة إلى أن يكون الناتج مرتبطًا بكل عنصر WBS ، ولكن يجب ألا يكون هناك أكثر من واحد لكل مهمة.

أهمية WBS

WBS هو أساس إدارة المشروع وكل شيء يفعله مدير المشروع تقريبًا يعتمد عليه. أثناء تخطيط المشروع ، يعتمد عليها تقدير التكلفة وتطوير الجدول الزمني وتخطيط الموارد البشرية وتحديد المخاطر ومتطلبات الشراء. أثناء تنفيذ المشروع ، يعتمد النطاق اليومي والجدول الزمني ومراقبة الميزانية على التمثيل الدقيق للمشروع في المراحل والمهام الفردية. إذا لم تكن المهام تمثيلية ، فلا يمكن التحكم في المشروع بشكل جيد.

لهذا السبب ، يمكن إرجاع العديد من مشكلات المشروع إلى هياكل تقسيم العمل السيئة. لتقليل مخاطر مشاكل المشروع ، من الضروري وجود هيكل جيد لتقسيم العمل.

كيفية تطوير WBS

الأساليب الأربعة التالية لا تقدر بثمن في تطوير WBS لمشروعك:

1. قوالب WBS
   ، إن أمكن ، ابدأ بقالب خاص بالصناعة أو المنتج. على سبيل المثال ، إذا كان المشروع لرصف طريق سريع ، وكانت المنظمة قد مهدت طريقًا سريعًا من قبل ، فمن الواضح أن WBS السابقة ستكون متشابهة تمامًا ويجب أن تكون بمثابة نقطة انطلاق. ثانيًا ، ابحث عن مكونات الأعمال التي تم تنفيذها من قبل ، مثل رصف تقاطع أو جسر. يعد وجود قوالب WBS هو الموقف الأكثر تفضيلاً ، لكن المهام المخصصة هي التي يكسب فيها مدير المشروع أمواله.
2. معايير WBS
   هذه هي قوالب WBS العامة لأنواع معينة من المشاريع أو المناطق الجغرافية أو مخرجات الشركة. على سبيل المثال ، قالب عام لمشاريع الرصف. يجب فحص كل عنصر في WBS بحثًا عن الاختلافات عن المعيار المتوقع.
3. أسفل إلى أعلى
   هذه طريقة تحدد من خلالها جميع مخرجات المشروع ، ثم تحدد حزم العمل اللازمة لإنتاجها ولفها في المشروع الكامل.
4. أعلى إلى أسفل
   في هذه الطريقة ، تبدأ بالمنتج النهائي وتقسيمه إلى المهام المكونة له ، ثم تفكك المخرجات تدريجياً إلى مستوى من التفاصيل المطلوبة للإدارة والتحكم.

القاعدة 100٪

تنص هذه القاعدة على أن WBS يجب أن تحتوي على 100٪ من العمل المطلوب لإنتاج المخرجات. لا أكثر ولا أقل. يجب أن تضيف جميع المهام الفرعية ما يصل إلى 100٪ من المهام الرئيسية.

مشروع تحت النطاق (WBS يفتقد إلى العناصر) سيؤدي إلى تجاوزات الميزانية والجدول الزمني. سينتج عن المشروع الذي تم التعامل معه بشكل زائد (يحتوي WBS على عناصر غير ضرورية) أسئلة حول التمويل وجدوى المشروع بمجرد بدء المشروع.

قاعدة 8/80

تنص هذه القاعدة على أن المهام يجب أن تكون بشكل عام بين 8 و 80 ساعة عمل. من السهل عمومًا تقدير هذا المستوى من الجهد والتحكم فيه وإدارته. ومع ذلك ، في المشاريع الكبيرة ، قد يؤدي ذلك إلى إدارة جزئية غير فعالة.

الطول والحجم

لا توجد قواعد صارمة وسريعة فيما يتعلق بعدد مكونات WBS وتنظيمها. ومع ذلك ، هناك بعض الإرشادات التي يجب اتباعها.

• يجب أن يتم تنظيمها حول مخرجات المشروع.
• يجب أن يكون هناك منتج واحد كحد أقصى لكل مهمة.
• يجب أن يكون هناك طرف مسؤول واحد فقط لكل عنصر WBS.

بالإضافة إلى ذلك ، غالبًا ما تتجاهل المهام الكبيرة من هو المسؤول ويصبح من الصعب تتبع تعيين المهام الفرعية المختلفة داخل المهمة. وبالتالي ، يمكن تقسيم المهمة إلى مهام متعددة إذا أدت إلى مساءلة أفضل.

على الرغم من أن مدير المشروع مسؤول في النهاية عن جميع المهام داخل المشروع ، إلا أن وجود طرف واحد فقط مسؤول لكل عنصر WBS يمنع حدوث ارتباك فيما يتعلق بإكمال بعض تسليمات المشروع. على سبيل المثال ، إذا تم التعاقد من الباطن على تصميم موقع مع شركة هندسية ، فيجب أن توفر هذه الشركة شخصًا واحدًا خاضعًا للمساءلة وتصبح عنصر WBS واحدًا. إذا تم تجميع العناصر الأخرى معًا ، مما يؤدي إلى إنشاء العديد من الأطراف المسؤولة ، فسيتم فقد التحكم في المشروع.

قاموس WBS

يحدد PMBOK وثيقة تستدعي قاموس WBS لدعم WBS. يحتوي هذا المستند على الكثير من المعلومات الثانوية التي يصعب تضمينها في WBS الرسومية غالبًا.

الحد الأدنى لمستوى المعلومات المطلوبة لـ WBS وظيفي هو:

1. رقم الهوية. لتحديد المهمة.
2. وصف. لتحديد المهمة. على سبيل المثال طلاء الجدران.
3. الشخص المسؤول. للتأكد من أن شخصًا ما يتحمل المسؤولية عن المهمة.

تتضمن المعلومات المحتملة الأخرى ، والتي يمكن تضمينها في قاموس WBS ، ما يلي:

1. رمز الحساب
2. أرقام المنظمة والاتفاقيات المسؤولة
3. الموارد المطلوبة
4. جدولة المعالم
5. تقديرات التكلفة
6. متطلبات الجودة
7. معايير القبول
8. المراجع الفنية

على الرغم من أن العديد من هذه العناصر (التكلفة ، والجدول الزمني ، وما إلى ذلك) مضمنة في مجالات المعرفة الأخرى ، فإن تضمينها في قاموس WBS ضمن خطة إدارة المشروع أمر بديهي ويسهل التواصل مع أصحاب المصلحة.