Project Management
ادارة مشروع
في هذه الصفحة سوف نقدم لمحة موجزة عن إدارة المشروع ونظريته. الكتاب المدرسي الجيد حول هذا الموضوع سوف يمتد من 400-500 صفحة. ومع ذلك ، يمكنك البدء في التشغيل والبحث عن مزيد من المعرفة لاحقًا.
تعد إدارة المشاريع مجالًا فريدًا حيث لا يختاره الأشخاص عمومًا كمسار وظيفي أولي. يدخلون عبر الباب الخلفي من خلال مجال تقني ، أو يريدون تعلم نظرية إدارة المشروع بهدف التقدم إلى الدور. لهذا السبب ، فإن العديد من الأشخاص الذين يمارسون إدارة المشاريع ليسوا مجهزين جيدًا بنظرية إدارة المشروع.
ومع ذلك ، هناك شيء مثل مهنة إدارة المشاريع. في الإنشاءات الكبيرة أو حقول النفط أو المشاريع الصناعية ، ستتألف إدارة المشروع من فريق يكون الوصف الوظيفي الوحيد له هو إدارة المشروع. عندما يكتمل هذا المشروع ، فإنهم يبحثون عن المشروع الكبير التالي لإدارته. ومع ذلك ، هذا ليس هو المعيار ، لأن معظم المشاريع صغيرة ويديرها أشخاص من المجال التقني ذي الصلة.
سيكون مرجعنا المركزي هو الهيئة المعرفية لإدارة المشاريع (PMBOK) التي ينتجها معهد إدارة المشاريع (PMI). يعد دليل PMBOK عمومًا المصدر الأكثر استخدامًا لنظرية إدارة المشاريع في معظم أنحاء العالم. يمكن شراء PMBOK من أي بائع تجزئة للكتب أو أمازون .
تعريف
دعونا نبدأ من البداية. تعريف المشروع هو "مسعى مؤقت يتم إجراؤه لإنشاء منتج أو خدمة أو نتيجة فريدة". لاحظ الكلمتين الرئيسيتين التاليتين في هذا التعريف:
- مؤقت: له تاريخ بدء وانتهاء محددين. يبدو أن بعض المشاريع ستستمر وتستمر إلى الأبد ، وتشغل مساحة في الميزانية مثل الآفات المنزلية غير المرغوب فيها. لكن هذا صحي مثل منزل مليء بالفئران.
- فريد: ينتج منتجًا أو خدمة خاصة بهذا المشروع. يمكن أن يكون المنتج مشابهًا ، أو حتى تمامًا مثل مشروع آخر ، لكنهما منتجان متميزان.
تنظيم المشروع
قبل أن نذهب إلى أبعد من ذلك ، نحتاج إلى إنشاء الهيكل التنظيمي الأساسي للمشروع. يتم تعريف الأشخاص الرئيسيين المشاركين في المشروع على النحو التالي:
- راعي المشروع. مستوى واحد فوق مدير المشروع ، هذا الشخص هو جهة الاتصال التنظيمية للمشروع. غالبًا ما يتعاملون مع تمويل المشروع وتوفير الموارد والدعم وعادة ما يكونون مسؤولين عن نجاح المشروع. يمكن أن تكون داخلية أو خارجية للمؤسسة التي تنفذ المشروع.
- مدير المشروع. الشخص الذي يتولى الإدارة اليومية للمشروع وفريق المشروع ، ويكون مسؤولاً بشكل مباشر عن نجاحها. يمكن إدارة المشاريع الكبيرة من قبل فريق إدارة المشروع.
- فريق المشروع. الشخص أو الأشخاص الذين يؤدون العمل الفني للمشروع ، ويقدمون تقاريرهم إلى مدير المشروع.
- ألأطراف الفاعلة. جهة لها مصلحة في العمل الذي يؤديه المشروع. يتراوح هذا من المستثمرين إلى الأطراف المتأثرة إلى المنظمين الحكوميين. غالبًا ما أشير إلى راعي المشروع باعتباره أحد أصحاب المصلحة - فهم بالفعل أهم أصحاب المصلحة - على الرغم من أن هذا قد يربك التعريف قليلاً.
مراحل المشروع
يتكون الأساس الذي تم بناء PMBOK عليه من خمس مجموعات عملية يمر بها كل مشروع. إنها تشبه المراحل ، باستثناء أنها ليست بالضرورة دائمًا بترتيب زمني:
- اعداد. المهام المطلوبة لتفويض وتمويل وتعريف المشروع ، بشكل عام على المستوى التنظيمي (فوق المشروع). تحدد المنظمة حاجة العمل التي من المفترض أن يلبيها المشروع.
- تخطيط. يحدد فريق إدارة المشروع كيف سيتم تنفيذ المشروع ، ومن سيقوم بالعمل ، والمدة التي سيستغرقها ، وما إلى ذلك. يجب أن تحدد مرحلة التخطيط المشروع بالتفصيل الكافي بحيث يتم فهم توقعات جميع أصحاب المصلحة.
- تنفيذ. اكتمل عمل المشروع ويتم تحقيق المنتج النهائي أو الخدمة مع استيفاء متطلبات أصحاب المصلحة الثانويين.
- المراقبة والتحكم. بالتزامن مع عمل المشروع (مرحلة التنفيذ) ، يراقب فريق إدارة المشروع ويتحكم في جميع جوانب المشروع - الجدول الزمني ، والتكلفة ، ومتطلبات أصحاب المصلحة ، وما إلى ذلك. إذا تسبب أي جزء في حدوث مشاكل ، يتم إجراء تغييرات على خطة المشروع.
- إغلاق. أكمل المشروع منتجه أو خدمته ، ويجب إغلاق المشروع.
في كل مجموعة عمليات ، يتم إنشاء مستند إدارة مشروع واحد أو أكثر. تتكون هذه من:
|
مرحلة |
وثائق المشروع |
|
اعداد |
|
|
تخطيط |
|
|
تنفيذ |
|
|
يراقب |
|
|
إغلاق |
|
الجزء الذي يتم التقليل من شأنه بشكل متكرر هو المرحلة الثانية : تخطيط المشروع. اقترح معهد إدارة المشاريع أن يكون جهد التخطيط حوالي 20-30 ٪ من إجمالي العمل. قد يبدو هذا كثيرًا ولكنه يقلل من المشكلات بشكل أكبر.
في الواقع ، تعد مجموعة التخطيط الأكبر داخل PMBOK. يحتوي على أكثر من نصف العمليات على الرغم من أنها واحدة من خمس مجموعات عملية. تشمل خطة إدارة المشروع التي يتم إنشاؤها أثناء مرحلة التخطيط جميع مجالات المعرفة ، ويجب أن تتناسب مع حجم المشروع.
مجالات المعرفة
مراحل المشروع الخمس (أي مجموعات العمليات) مرتبة ترتيبًا زمنيًا ، ولكن في كل مرحلة توجد أجزاء مختلفة من "مجالات المعرفة" المختلفة. وبالتالي ، يتم مواجهة مجالات المعرفة العشرة في أوقات مختلفة خلال المشروع.
المجالات المعرفية هي:
- إدارة تكامل المشروع. الأشياء التي لا تتناسب مع أي فئة أخرى ، مثل تطوير خطة إدارة المشروع نفسها ، وإجراء تغييرات على المشروع ، وما إلى ذلك.
- إدارة نطاق المشروع. النطاق هو العمل الذي تم تضمينه في المشروع. يجب تحديده في مرحلة التخطيط (أي خطة إدارة المشروع) ويجب تحديد التغييرات بشكل جيد.
- إدارة وقت المشروع. إنشاء ومراقبة وتنفيذ الجدول الزمني للمشروع والمعالم وتواريخ الإنجاز.
- إدارة تكلفة المشروع. تقدير تكاليف المشروع ومراقبتها ومراقبتها في جميع مراحل المشروع.
- إدارة جودة المشروع. تحديد معايير الجودة التي تنطبق على المشروع ومراقبة جودة العمل المنتج.
- مشروع إدارة الموارد البشرية. التحقق من متطلبات الأفراد للمشروع واكتسابهم وتطويرهم بما يضمن تحقيق النتائج المطلوبة.
- إدارة اتصالات المشروع. تحديد احتياجات الاتصال لكل من أصحاب المصلحة ، والتأكد من مشاركتهم بالدرجة المطلوبة.
- إدارة مخاطر المشروع. معرفة من هو أكبر التمساح تحت السرير ، وكيفية التأكد من عدم رؤيتهم أبدًا.
- إدارة المشتريات المشروع. الاستعانة بالاستشاريين والمقاولين الخارجيين اللازمين لإنجاز العمل وإدارتهم.
- إدارة أصحاب المصلحة في المشروع. تحديد كل صاحب مصلحة والتأكد من رضاه.
خطة إدارة المشروع
تعتبر خطة إدارة المشروع الأساس المركزي لإدارة المشروع ، وبالتالي سنركز عليها قسمًا منفصلاً. إنها وثيقة تعطي مدير المشروع توجيهاته طوال المشروع ، مما يساعد في صنع القرار. يدير توقعات أصحاب المصلحة. ولكن الأهم من ذلك ، أنه يخبر راعي المشروع ، وهو عادة رئيس مدير المشروع ، كيف سيتم إدارة المشروع. وبالتالي ، يمكن أن يكون أيضًا مغيرًا مهنيًا.
يجب أن يحتوي على تفاصيل كافية لتحديد المشروع بحيث يفهم جميع أصحاب المصلحة كيفية إدارة المشروع. عند حدوث تغييرات في المشروع (المواعيد النهائية ، الميزانيات ، إلخ) ، يجب تحديث خطة إدارة المشروع. يجب أن يكون لدى مدير المشروع دائمًا "خطة" حالية.
يجب أن تكون هذه الخطة متاحة لجميع أصحاب المصلحة في المشروع ، إذا لم يتم تقديمها لهم بشكل مباشر. لكن يجب أن يكون راعي المشروع على دراية كاملة به وأن يفهم كيف يُدار المشروع.
يوجد ضمن خطة إدارة المشروع أقسام مختلفة تحدد المشروع ويجب تحديثها عند حدوث تغييرات في المشروع:
- بيان الموقع. تواجه العديد من المشاريع مشاكل لأنه من السهل إدراج مهام صغيرة في المشروع ، والانحراف قليلاً عن المسار ، وأداء مهام غير مهمة ، وما شابه ذلك. يجب أن يكون بيان النطاق مفصلاً ، بما في ذلك الاستثناءات للأشياء التي قد تكون جزءًا من مشاريع مماثلة (هل يشمل المنزل مرآبًا؟). يجب أن يتم ترسيخه في الحجر وعدم المساس به دون تغيير المشروع.
- قائمة أصحاب المصلحة. يجب تحديد جميع أصحاب المصلحة في المشروع. لكن احذر ، فإن أكبر المشاكل تنشأ مع أصحاب المصلحة الصغار الذين يبدو أنهم غير مهمين والذين يتم إلقاء نظرة خاطفة عليهم لأنك تأمل ألا تضطر أبدًا للتحدث معهم. هذه السلبية ستضمن فقط أنك ستفعل ذلك في النهاية.
- قائمة المهام. لإدارة المشروع بشكل فعال ، يجب تقسيمه إلى مهام . سيتم تعيين مدة (وقت) وميزانية (تكلفة) لكل مهمة.
- برنامج. بالنسبة للمشروعات الصغيرة ، يمكن أن يتضمن ذلك تحديد بعض المعالم الرئيسية للمشروع ، بدءًا من الجدول الزمني الكامل للمشروع . بالنسبة للمشروعات الأكبر حجمًا ، يتم تعيين تاريخ بدء وانتهاء لكل مهمة و / أو تبعيات على المهام الأخرى (على سبيل المثال ، لا يمكن بدء المهمة "ب" حتى تنتهي المهمة "أ"). أثناء المشروع ، من غير المقبول ترك الجدول الزمني لتجميع الغبار. إذا لم يتم استيفاء الجدول الزمني ، فسيطلب من مدير المشروع اتخاذ إجراء. حتى لو تعطل الجدول الزمني ، مما يعني تطبيق المزيد من الموارد للعودة إلى المسار الصحيح ، فإن عدم القيام بأي شيء يعادل ترك الجدول الزمني يتراكم على الرف ويجعله بلا معنى.
- التكلفة / الميزانية. كل مهمة لها تكلفة مرتبطة بها. عند اكتشاف أن التكاليف الفعلية أعلى (أو أقل) ، حتى قبل اكتمال المهمة ، يجب اتخاذ إجراء لاسترداد تأثيرات النشر والحد منها لبقية المشروع.
- معايير الجودة. لقد كتبت جميع الصناعات معايير الجودة التي تنطبق على المنتجات والخدمات التي يتم إنتاجها في تلك الصناعة. يجب كتابة معايير الجودة المناسبة في خطة إدارة المشروع ، ويتم تنفيذ مراقبة الجودة وضمان الجودة في جميع أنحاء المشروع.
- فريق المشروع. غالبًا ما يكون جزءًا من خطة قوية لإدارة المشروع ، عندما يتم توضيح فريق المشروع بالإضافة إلى أدوارهم ومسؤولياتهم. يمكن أن توفر المخططات التنظيمية منظورًا عامًا. بالإضافة إلى ذلك ، يمكن تحديد مدير المشروع وراعي المشروع وأصحاب المصلحة الآخرين على المستوى التنظيمي.
- الباعة. يجب تحديد أي مستشارين من الباطن ومقاولين من الباطن وبائعين خارجيين. يمكن تحديد طرق الدفع أو أسعار الوحدات أو العقود القياسية وما في حكمها. أيضًا ، يمكن أن تكون التفاصيل المتعلقة بكيفية إدارتها مفيدة ، مثل الإجراء الذي يجب اتخاذه عند التأخر ، وتقديم تغييرات النطاق ، وما إلى ذلك.
الوثائق الأخرى
المستندات الأخرى التي تكمل قائمة وثائق إدارة المشروع التمهيدية هي:
- ميثاق المشروع
اختياري للمشاريع الصغيرة ، يصرح هذا المستند للمشروع بالمضي قدمًا ، ويحدد حالة التمويل ، ويقدم نظرة عامة على المشروع من وجهة النظر التنظيمية. - تحديثات الحالة
نظرًا لأن المشروع له بداية ونهاية محددتان ، فإن توفير تحديثات الحالة المنتظمة أثناء تنفيذ المشروع أمر مهم للغاية. يعتمد تواتر وكمية التفاصيل على المشروع ، بالطبع ، لكنني أقترح أن وجود تحديثات الحالة يكاد يكون عالميًا لإدارة جيدة للمشروع. - اتصالات أصحاب المصلحة
كحد أدنى ، يجب على مدير المشروع التواصل مع راعي المشروع وفريق المشروع طوال فترة المشروع. علاوة على ذلك ، فإن جميع المشاريع تقريبًا بها أصحاب مصلحة إما يؤثرون بنشاط على النتيجة ، أو يهتمون بشكل سلبي بالنتيجة ، أو يعارضون النتيجة بنشاط. يجب أن تكون المراسلات التي يمكن أن تؤثر على نجاح المشروع مكتوبة ، وحتى عبر البريد الإلكتروني إن أمكن. احتفظ بأثر ورقي. - تحليل التباين
- يتضمن ذلك حساب فرق التكلفة وتباين الجدول كحد أدنى. يتطلب تقدير النسبة المئوية لاكتمال كل مهمة ، ويخبرك التباين الناتج (التكلفة أو الجدول) بمدى تقدم المشروع أو تأخره . هذه إشارة تحذير مبكر ممتازة لاستغاثة المشروع ، وتستغرق حوالي 5 دقائق فقط بمجرد معرفة كيفية القيام بذلك عبر جداول البيانات أو برنامج إدارة المشروع. لهذا السبب أدرجها في إدارة المشروع التمهيدية. - وثائق تغيير المشروع
عند إجراء تغيير على خطة إدارة المشروع ، يجب توثيقها. بالنسبة للمشروعات الصغيرة ، يمكن أن يكون هذا بسيطًا مثل "سجل التحديث" ضمن خطة إدارة المشروع. الشيء المهم ليس التنسيق ، ولكن المفهوم الأساسي الذي مفاده أن المشروع قد تم التخطيط له وأن التغييرات عليه يجب أن تكون رسمية. يجب الموافقة على جميع تغييرات المشروع والتوقيع عليها من قبل راعي المشروع. يمكن أن يشمل التغيير الجدول الزمني (المواعيد النهائية) والتكاليف ومتطلبات الجودة وما إلى ذلك. - التقرير النهائي
لم أر حتى الآن مشروعًا لا يحتاج إلى نوع من الإغلاق. التفاصيل النهائية للمنتج كما تم بناؤه أو تصميمه أو أدائه وشهادات الإكمال لعقود البائعين. هذا يميل إلى الاستخفاف بينما في نفس الوقت يميل إلى أن يكون مرئيًا للغاية لرؤساء مدير المشروع. اعمل معروفًا في حياتك المهنية وأغلق المشروع جيدًا.
هذا كل شيء في الوقت الراهن. حظًا سعيدًا في مشاريعك وآمل أن يكون هذا قد منحك نقطة انطلاق في مغامرات إدارة مشروعك. إذا كنت ترغب في مزيد من المعلومات ، يرجى تجربة برنامجنا التعليمي لإدارة المشاريع .