تقدير مدد النشاط

يعد تقدير فترات المهام أحد الأجزاء الأساسية لإدارة المشروع. يتضمن تقدير مقدار الوقت الذي يتطلبه نشاط مشروع معين بالنظر إلى الموارد المتاحة. يحدث هذا مباشرة بعد تقدير التكلفة. في الهيئة المعرفية لإدارة المشروع (PMBOK) ، يكون الناتج الرئيسي لعملية تقدير مدة النشاط هو تقديرات مدة النشاط .

هذا جزء مهم من اللغز. إذا قللت من تقدير المدة ، فقد تسبب لك صداعًا كبيرًا في وقت لاحق عندما يتأخر المشروع عن الجدول الزمني.

يمكن أن تكون وحدات المدة أيًا كان يعمل بشكل أفضل ، ولكن عادةً ما تكفي ساعات أو أيام. بالنسبة للمشاريع الصغيرة التي تقل مدتها عن أسبوعين ، يعمل التتبع بالساعات بشكل جيد. لن ترغب المشاريع الأكبر حجمًا في الوقوع في مستنقع من قبل مثل هذه الوحدات الصغيرة وستحتاج إلى تتبعها في غضون أيام.

تقديرات مدة النشاط

الناتج الرئيسي لعملية تقدير مدد النشاط هو مدة كل مهمة. عند تطوير جدول مشروع يدويًا ، يتطلب كل نشاط مدة ، مثل هذه:

بطاقة تعريف	اسم	مدة
110	حفريات	4 أيام
120	بناء النماذج	2 أيام
130	مكان حديد التسليح	6 أيام
210	صب الخرسانة	يوم 1
310	الإعداد والعلاج	5 ايام
320	أشكال الشريط	2 أيام

يسمى هذا التقدير من أسفل إلى أعلى ، حيث يتم إعطاء تقدير لكل مهمة ويتم تجميع الإجمالي في التقدير الإجمالي للمشروع.

لا تهم الوحدات - فقد تكون ساعات أو أيام أو أسابيع أو حتى وحدات إنتاج مثل حجم الخرسانة المصبوبة. لكن الوحدات القائمة على الوقت هي الأكثر بديهية والأفضل للتخطيط المستقبلي. نصيحتي هي استخدام الأيام إن أمكن ، للأسباب التالية:

• يوم معين من الشهر. إذا كان كل تخطيطك بالساعات أو الأسابيع أو أي وحدة أخرى ، فستحتاج إلى التحويل إلى أيام باستمرار لضمان الوفاء بالموعد النهائي.
• مخطط جانت (شريطي) في الخطوة التالية الأيام كوحدة أساسية.

يمكن أن تكون تقديرات المدة أيضًا نطاقًا ، على سبيل المثال 4-6 أيام ، أو احتمال ، على سبيل المثال 4 أيام @ 90٪. لكنني لا أوصي بهذا النوع من الجدولة ما لم تكن محترفًا وتفهم استخدام تحليل القيمة المكتسبة والتحكم في المشروع مع فترات نشاط متغيرة.

يصر بعض الناس على أن الأشخاص الذين يقومون بالعمل هم أفضل درجات التقدير . أنا أؤيد هذا الرأي بشكل عام ، لكن هذا غالبًا ما يكون غير عملي ولا يريد أعضاء فريق المشروع أن يتورطوا في تقديرات المدة التي لا تنتهي. يمكن لمدير المشروع ، ويجب عليه ، معرفة المدة التي تستغرقها الأنشطة الرئيسية (بالإضافة إلى تكلفتها).

دائمًا ما ترتفع جودة التقديرات بمرور الوقت ، وتتحول في النهاية من تقدير إلى مدة فعلية. في البداية ، قد يحتاج مدير المشروع إلى إدراج حالات الطوارئ لمراعاة عدم اليقين هذا ، وتنخفض حالات الطوارئ مع تنفيذ المهمة.

كيفية تقدير المدد

موقع Estimaters ستة أدوات رئيسية في ترسانتهم عند تقدير فترات النشاط. لتقدير مدة النشاط ، تابع هذه القائمة وقم بتنفيذ كل منها ، وتخطي تلك التي لا تنطبق على مشروعك:

1. تقدير مماثل
2. تقدير حدودي
3. حكم خبير
4. ثلاث نقاط تقدير
5. مجموعة صنع القرار
6. تحليل الاحتياطي

تقدير مماثل

كما يوحي الاسم ، يحدث هذا عند إجراء تشبيه للمهمة نفسها أو المهمة المماثلة التي تم تنفيذها من قبل. هذا هو أفضل مصدر للمعلومات لأن العمل الفعلي المكتمل ، حتى لو تطلب تعديلات ، يكون موثوقًا للغاية. على سبيل المثال ، إذا كان مشروعك لبناء ممر خاص وقمت بذلك من قبل ، فمن الواضح أن لديك السبق. ومع ذلك ، غالبًا ما يتعين عليك إجراء بعض التعديلات.

• المهمة أكبر أو أصغر من المهمة السابقة.
  زيادة المدة أو تقليلها بالمقدار المناسب. على سبيل المثال ، هذا الممر أكبر بنسبة 20٪ من الممر الأخير ، لذلك ربما تكون المدة الإجمالية لمهمة صب الخرسانة 1.2x في المرة الأخيرة.
• تحتاج المهمة إلى منتجات أو خدمات متخصصة لم تكن في السابق.
  في هذه الحالة ، أضف المنتجات والخدمات المناسبة وتابع كالمعتاد.
• المهمة لمنتج نهائي مختلف قليلاً.
  حدد الفرق في المواد و / أو الصنعة واكتشف عدد الساعات أو الأيام التي ستستغرقها أكثر أو أقل.

إنتاجية العمل هو اعتبار مهم. بالنسبة للعاملين في مجال المعرفة مثل المهندسين ، تؤدي إضافة المزيد في بعض الأحيان إلى إبطاء عملية الإنتاج واتخاذ القرار بدلاً من تسريعها. وبالمثل ، فإن العامل ذو الخبرة العالية لديه إنتاجية أعلى من العامل الأقل خبرة.

تقدير حدودي

تتطلب الطريقة الثانية الشائعة لتقدير مدد المهام أن يتم حفر العمل في تكلفة الوحدة ، مثل الوقت لكل قدم مربع لصب الخرسانة. وهنا بعض الأمثلة:

• وقت الصب لكل ياردة مكعبة من الخرسانة.
• الوقت الإجمالي (التشكيل والحديد والسكب والتثبيت) لكل ياردة مكعبة من الخرسانة.
• وقت تركيب السجاد لكل قدم مربع.
• وقت الفحص بالموجات فوق الصوتية لكل بوصة مربعة من شفرة الدوار.

في الصناعة الهندسية ، يتم تنفيذ كل شيء تقريبًا بهذه الطريقة ، بدءًا من وقت الهندسة وصولاً إلى مواد البناء.

تتضمن القيمة البارامترية أحيانًا عناصر ثابتة ، كما هو الحال في # 2 أعلاه ، حيث يشتمل الوقت الإجمالي لصب بلاطة خرسانية على حديد التسليح والتشكيل والإعداد. من الواضح أن بعض هذه المتغيرات لا تتوافق خطيًا مع المدة الإجمالية ، ولكن التقدير يعتبر "قريبًا بدرجة كافية" بحيث يعمل.

حكم خبير

سيخبرك المقيمون المحترفون أنه على الرغم من جميع التقنيات الموجودة في الكتاب ، فإن الخبير الفني سيكون أفضل مورد يمكن أن تحصل عليه على الإطلاق. يمكن أن تكون المورد الوحيد الذي تحتاجه للتقدير. من المعروف أن الخبراء الفنيين مشغولون لأن خبراتهم تُستخدم في العديد من المشاريع. ولكن إذا كان لديك وصول إلى واحد ، سواء داخل الشركة أو خارجها ، فيجب أن تجد طريقة لاستخدامها.

ولكن ماذا لو خالف الخبير الفني الأساليب الأخرى؟ على سبيل المثال ، لنفترض أنك تقوم بتركيب سجادة ويخبرك عامل تركيب السجاد أن مشروعًا معينًا سيستغرق 4 أيام ، لكن التجربة السابقة ( الشبيهة ) تخبرك أن الأمر سيستغرق 10 أيام. ما هي قيمة رأي الخبير إذن؟ من الصعب تقديم نصيحة جيدة تنطبق على جميع المواقف. يجب عليك ببساطة أن تزن الطريقتين مقابل بعضهما البعض ، مع مراعاة البيانات الأساسية لكل طريقة. على سبيل المثال ، ربما يقلل عامل تركيب السجاد هذا كثيرًا من المدة ، أو قد يتم تحريف تقديرات التجربة السابقة بواسطة جزء معين من البيانات.

إدارة المشروع نفسها غير موجودة بشكل مستقل عن الخبرة الفنية. وهذا يعني أن مدير المشروع أو فريق الإدارة يجب أن يكون على الأقل على دراية بالجوانب الفنية للعمل ، أو أن المشروع لديه فرصة ضئيلة للنجاح.

ثلاث نقاط تقدير

في هذه الطريقة ، يحدد المقدّر ثلاثة أرقام:

1. مستبشر
2. على الأرجح
3. متشائم

الثانية ، "الأكثر احتمالاً " هي متوسط مدة المهمة إذا تم تنفيذها عدة مرات. يمثل الآخران ببساطة 90٪ فاصل الثقة للمهمة. يمكنك أن تسأل المديرين الفنيين أو الخبراء التقنيين عن المدة التي ستستغرقها المهمة مرة واحدة كل 10 مرات تقوم بها. بالمناسبة ، تختلف منهجية ذلك. تستخدم العديد من الكتب المدرسية ثقة بنسبة 99٪ ، أو بعض الأنظمة الأخرى. يكفي القول بأنه يجب أن يكون تقديرًا متفائلًا مقابل تقدير متشائم.

باستخدام توزيع بيتا ، تكون المدة المتوقعة إذن:

ر _ه = (أ + 4 م + ب) / 6

أين:

• t _e = المدة المتوقعة
• أ = متفائل
• م = على الأرجح
• ب = متشائم

على سبيل المثال ، لنفترض أن المدة المتوقعة للمهمة هي " مكان حديد التسليح" 6 أيام (م = 6) ، وتعتقد أن هناك احتمالية كبيرة للتأخيرات. التقدير المتفائل هو 5 أيام (أ = 5) ، لكن التقدير المتشائم هو 13 يومًا (ب = 13). ينتج عن توزيع بيتا 7 أيام كمدة المهمة التي يجب أن تستخدمها.

الانحراف المعياري للمهمة هو ببساطة:

σ _te = (ب - أ) / 6

إذا جمعت كل المدد (m) والانحرافات المعيارية (∑σ) لكل مهمة ، فستحصل على إجمالي مدة المشروع بالإضافة إلى الانحراف المعياري. يمكنك استخلاص الاستنتاجات التالية من هذا:

• مستوى الثقة في انحراف معياري واحد ، أي M ± σ حوالي 68٪.
• مستوى الثقة في انحرافين معياريين ، أي M ± σ حوالي 95٪.
• مستوى الثقة في انحرافين معياريين ، أي M ± σ حوالي 99.7٪.

في المثال أعلاه ، يكون الانحراف المعياري (13-5) / 6 = 1.33. لذلك ، فإن مدة المهمة هي:

• 7.33 يومًا عند مستوى ثقة 68٪
• 8.66 يومًا بمستوى ثقة 95٪
• 10 أيام بمستوى ثقة 99.7٪

بالطبع ، يعتمد هذا التمرين في الإحصاء على تقديرات جيدة لبيانات الإدخال الأصلية ، وهي التقديرات المتفائلة / الأكثر ترجيحًا / المتشائمة.

مجموعة صنع القرار

تحاول هذه التقنية استخدام الحكمة الجماعية للمجموعات ، وبالتالي القضاء على التحيزات الفردية. هناك طرق متعددة للقيام بذلك.

1. إتخاذ القرار بالإجماع. تتطلب هذه التقنية غالبية المجموعة لتحديد القرار. يمكنك تقديم ثلاثة خيارات لمهمة ما ، لنفترض أن "صب الخرسانة" يمكن أن يكون إما 4 أو 6 أو 8 ساعات. يحدد رأي الأغلبية تقدير المدة.
2. التصويت المرجح. بدلاً من ذلك ، يمكن لأعضاء المجموعة التصويت بنتيجة 1 و 2 و 3 ، ويتم ترجيح النتائج لتحديد أعلى درجة.
3. طريقة دلفي. في هذه الطريقة ، يُطلب من كل عضو في المجموعة إجراء تقدير بشكل مستقل دون معرفة الآخرين. ثم يتم تجميع النتائج وعرضها على المجموعة دون تحديد من ينتمي تقديره إلى من. تميل المجموعة إلى التقارب بسرعة كبيرة لنتيجة واحدة.

تحليل الاحتياطي

من الناحية النظرية ، تحتوي كل مهمة على مخاطر معينة والتي ، مجتمعة ، تتجمع في مبلغ إجمالي لمخاطر المهمة. على سبيل المثال ، قد لا تصل الشاحنة الخرسانية في الوقت المحدد وتؤخر خليط الخرسانة ليوم واحد. إذا كانت فرصة تأخير صب الخرسانة ليوم واحد (بالإضافة إلى جميع المخاطر الأخرى) كبيرة بما يكفي ، فيجب استخدام مدة المهمة لمدة يومين أو أكثر. اليوم الثاني يسمى احتياطي الطوارئ ويتم التخطيط له في الجدول. بشكل عام ، يمكن تخصيص احتياطي إداري للمشروع وهو حساب متاح للمخاطر غير المحددة وغير المخطط لها. عندما تصل الشاحنة الخرسانية متأخرة 4 أيام ، يتم تعديل الجدول ويتم سحب التكاليف الإضافية المتكبدة من احتياطي الإدارة.

تحتاج إلى التأكد من تضمين النطاق المحتمل الكامل لنشاط العمل في التقدير. على سبيل المثال ، قد يستغرق وضع حديد التسليح 24 ساعة ، ولكن ربما ترغب في نشره على مدار 12 يومًا بدلاً من 6 ، للسماح ببعض الحالات الطارئة