تقدير موارد النشاط

بمجرد تقسيم المشروع إلى مهام ، يجب تحديد احتياجات الموارد لكل مهمة. يأخذ هذا شكل المعدات والأدوات والعمالة وأي بند آخر من المصاريف اللازمة لتنفيذ المهمة. هذا ليس عنصرًا تافهًا ، ويمكن أن تكلف الأخطاء بسرعة المشروع في شكل تغييرات باهظة الثمن أثناء تنفيذ المشروع.

في مجموعة المعارف الخاصة بإدارة المشروع ، يكون الناتج الرئيسي لعملية تقدير موارد النشاط هو عنصر يسمى متطلبات موارد النشاط . يأخذ هذا شكل جدول تقدير المهمة لكل مهمة ، والتي سيتم استخدامها في تقديرات التكلفة المستقبلية وعمليات تطوير الجدول.

تقديرات المهام

عند إجراء الجدولة يدويًا ، ستنتج جدولًا يبدو كالتالي:

210 صب الخرسانة
يكتب	متوسط الاستخدام	المجموع
أسمنت	12 ياردة 3 بسعر 45 دولارًا / ياردة 3	540 دولارًا
جون	6 ساعات @ $ 25 / ساعة	150 دولارًا
العرق الأسهم	6 ساعات @ $ 0 / ساعة	0 دولار
المجموع		690 دولارًا

لاحظ أن الموارد التي يُنظر إليها على أنها مجانية ، مثل الجهد المبذول ، لا تزال مستخدمة في التقدير لأنها يمكن أن تؤثر على فترات الجدول الزمني. بعبارة أخرى ، قد ترغب في أن تدفع لأخصائي لإنهاء صب الخرسانة بشكل أسرع مما يمكنك القيام به بنفسك ، لكنك لن تعرف الفرق إلا إذا قمت بتضمين المورد المجاني ورسم تأثير الجدول الزمني.

أيضًا ، غالبًا ما يُنظر إلى الموارد غير المجانية على أنها مجانية ، على سبيل المثال الحصى من حفرة الحصى المملوكة للمقاطعة والمخصصة لموقع العمل بالمقاطعة. في هذه الحالة ، تحتاج إلى التأكد من احتساب التكلفة الكاملة للمشروع ، حتى لو كانت تقديرية.

موارد النشاط

يمكن أن تتخذ الموارد الأشكال التالية:

• العمل . يأخذ هذا عادةً شكل الساعات أو الأيام المخصصة للمهمة أو المشروع. من السهل أن تفترض أن كل العمل متماثل ، لكن تأكد من أنك تضع في اعتبارك أن مستوى الخبرة والمعرفة يختلفان بشكل كبير. على سبيل المثال ، المهندسين المبتدئين مقابل المهندسين المتوسطين لديهم مستويات متفاوتة من الإنتاجية. أيضًا ، بالنسبة للعاملين في مجال المعرفة مثل المهندسين ، فإن إضافة المزيد منهم تميل إلى إبطاء عملية اتخاذ القرار ، وليس تسريعها.
• معدات. غالبًا ما يتم الحصول على المعدات بأسعار بالساعة ، أو يتم تطبيق سعر الساعة على المعدات المملوكة داخليًا.
• المواد. إذا احتاج المشروع إلى شراء مواد ، فغالبًا ما يكون من السهل تقدير تكلفتها من الأسعار المنشورة ، أو يمكن الحصول على عروض الأسعار من الموردين.
• عناصر التكلفة الثابتة ، مثل مقاول من الباطن. هذا سيف ذو حدين ، حيث يتم إصلاح تكاليف المقاول من الباطن ، لكنهم يتحملون المسؤولية عن جدول وجودة العمل بعيدًا عنك. أيضًا ، يجب أن تعرف التفاصيل الدقيقة ، وإلا فقد لا تكون التكاليف "ثابتة" كما تعتقد.

ليس من المهم فقط معرفة الموارد التي تحتاجها ، ولكن ما هي المواصفات الدنيا لها. على سبيل المثال ، قد تعلم أنك بحاجة إلى رافعة ، ولكن ما حجم الرافعة؟ مثال آخر قد يكون أن ميزانية المشروع ستستثمر في طابعة جديدة لإنتاج تقرير كبير ، ولكن إذا كانت تطبع ببطء شديد ، فقد يؤدي ذلك إلى تعطل عملية الإنتاج بشدة.

تقويمات الموارد

بالنسبة للمشاريع الكبيرة أو مكاتب إدارة المشاريع ، يمكن الرجوع إلى تقويمات الموارد قبل تخصيص الموارد لمهام محددة. تُظهر تقويمات الموارد مدى توفر مورد في نموذج التقويم. على سبيل المثال ، إليك تقويم موارد Bob Jones للأسبوعين الأولين من شهر يونيو:

بوب جونز
تاريخ	مشروع
2 يونيو	إعادة تجهيز مخرطة المحرك (10034)
3 يونيو	إعادة تجهيز مخرطة المحرك (10034)
4 يونيو	إعادة تجهيز مخرطة المحرك (10034)
5 يونيو	إعادة تجهيز مخرطة المحرك (10034)
6 يونيو	إعادة تجهيز مخرطة المحرك (10034)
9 يونيو	مؤتمر الآلات
10 يونيو	مؤتمر الآلات
11 يونيو	العطل
12 يونيو	العطل
13 يونيو	العطل

هيكل توزيع الموارد

جزء اختياري من عملية تقدير موارد النشاط هو تطوير هيكل توزيع الموارد. هذه قائمة مفصلة بموارد المشروع تساعد على تنظيم وتخطيط الحصول على الموارد.

الشكل ليس مهما. يمكن أن يكون تسلسل هرمي رسومي أو قائمة مفصلة. فيما يلي مثال على قائمة مفصلة:

• 100 إعداد
• 110 التنقيب
• حفار صغير 4 أيام بسعر 450 دولار في اليوم
• تساوي العرق ، 12 ساعة @ $ 0 / ساعة
• 120 بناء النماذج
• خشب ، 100 دولار
• تساوي العرق ، 8 ساعات @ $ 0 / ساعة
• 130 مكان حديد التسليح
• حديد التسليح 200 دولار
• تساوي العرق ، 24 ساعة @ $ 0 / ساعة
• جون ، 24 ساعة بسعر 25 دولارًا في الساعة

هذه الخطوة ، التي تحدث مباشرة بعد تحديد المهام ، تحدد موارد التخطيط. لا يتم تضمين Sweat Equity بالضرورة في هذه القائمة ، طالما لا يوجد تخطيط متضمن مع المورد (ربما تحتاج إلى شراء ملابس وأحذية عمل معينة ، إلخ.

كيفية تحديد الموارد المطلوبة

يستخدم المقدّرون المحترفون عدة تقنيات لتقدير الموارد المطلوبة لمهمة ما. لتقدير الموارد المطلوبة لكل مهمة ، تابع من خلال قائمة التحقق هذه ، وتجاهل الموارد التي لا تنطبق على مشروعك.

1. تقدير من أسفل إلى أعلى
2. حكم خبير
3. البدائل
4. البيانات المنشورة

التقدير من الأسفل إلى الأعلى

هذا هو أساس التقدير ، ويجب أن يكون نقطة البداية لأي نشاط تقديري. في التقدير من الأسفل إلى الأعلى ، يتم تقدير كل مهمة فردية بدءًا من المستوى السفلي. تعتبر الموارد المطلوبة لكل مهمة في قائمة الأنشطة واحدة تلو الأخرى ويتم تجميعها في مورد نهائي وتقدير التكلفة.

يمكن للأشخاص الذين سينفذون المهمة تقديم مدخلات في التقدير ، أو إنتاج التقدير بالكامل ، لكن هذا ليس ضرورة.

يجب أن تتضمن جميع المشاريع شكلاً من أشكال التقدير من أسفل إلى أعلى ، حتى لو تم استخدام طرق أخرى. سيكون من السهل جدًا تفويت مكونات التقدير إذا لم تفكر في كل مهمة على حدة لضمان احتساب كل أداة أو قطعة من المعدات أو ساعة العمل على مستوى المهمة.

حكم خبير

أول شيء سيخبرك به المقيمون المحترفون هو أنه لا يوجد بديل للخبير الفني. غالبًا ما يكون هؤلاء الخبراء الفنيون مشغولين جدًا ومقيدين في العديد من المشاريع المختلفة ، لكنهم أيضًا مفيدون جدًا في مرحلة التخطيط. بشكل عام ، أعتقد أن الخبراء التقنيين يميلون إلى الإحجام عن إعطاء عمل للمشروع ، لكنهم يميلون خلال مرحلة التخطيط للمشروع إلى حب المساهمة ، لأن هذا هو المكان الذي يرون فيه قيمتهم للمؤسسة.

إذا كان لديك خبير تقني متاح ، فيجب عليك استخدامه.

البدائل

تأتي الموارد عادةً مع العديد من البدائل ويجب ألا تقلل من أهمية الخيارات المختلفة المتاحة لك لتنفيذ العمل. وفيما يلي بعض الأمثلة على ذلك:

• الإيجار مقابل الشراء. هذا سيناريو شائع حيث يجب عليك الاختيار بين دفع رسوم إيجار بالساعة أو يومية أو إجراء عملية شراء لمرة واحدة . غالبًا لا يمكن لمشروعك أن يبرر بمفرده تكلفة شراء المعدات ، ولكن الاستخدام المستقبلي الصغير من قبل المنظمة في المستقبل يمكن أن يدفع بالقرار إلى جانب الشراء.
• نوع من المعدات. أنت بحاجة إلى تحليل كل قطعة من المعدات لتحديد ما إذا كان يمكن لمعدات أخرى أرخص أن تقوم بهذه المهمة. على سبيل المثال ، تحتاج إلى رفع بعض الكتل الخرسانية ، لكن هل تحتاج إلى رافعة أم يمكن للحفارة رفعها؟
• نوع الخبرة أو جودتها. في كثير من الأحيان يمكنك تغيير نوع العمل الذي تستخدمه ، أو استبدال العمالة غير الماهرة . على سبيل المثال ، يمكن لماكينة إنهاء الخرسانة قيادة الحافلة أثناء وجود سائق الحافلة في أيام العطلات.

البيانات المنشورة

تحتوي معظم الصناعات على نوع من المنشورات التي تلخص بيانات التكلفة والموارد للمهام القياسية. فمثلا،

• كتالوج الحلويات في صناعة البناء
• دليل تكلفة دوغلاس للصناعة الزراعية
• التكلفة منجم في صناعة التعدين

هذه عادة ما تكون أدلة بحث جيدة تأخذ في الاعتبار العديد من العوامل مثل الجغرافيا وحجم المشروع والتطبيق. غالبًا ما تحتوي على تكاليف وموارد لكل وحدة مع شرح التعديلات المحتملة لإعطائك بعض التوجيهات بشأن القيمة النهائية.