مشتريات المشروع

تتطلب معظم المشاريع شكلاً من أشكال الشراء الخارجي ، أي شراء المنتجات والخدمات والمواد والمعدات الخارجية وما إلى ذلك. وبالتالي ، يجب أن يعرف مدير المشروع كيفية الحصول على هذه المشتريات والتحكم فيها وإدارتها.

سواء كانت المنظمة هي المشتري أو البائع ، يحتاج مدير المشروع إلى فهم عمليات الشراء والتعرف على محتوى العقود الموقعة. غالبًا ما تلعب المفاوضات دورًا رئيسيًا ، لذلك من المهم أن يطور مدير المشروع مهارات التفاوض الخاصة به.

يحتوي مجال المعرفة الخاص بإدارة المشاريع المعرفية (PMBOK) على العمليات الأربع التالية:

1. تخطيط إدارة المشتريات
   هذه هي مرحلة التخطيط حيث يتم اتخاذ القرارات فيما يتعلق بالمشتريات التي يجب إجراؤها ، وكيف سيتم إجراؤها ، ومن قد يكون على الجانب الآخر من المعاملة. يمكن وضع قوائم مختصرة وتحديد المعايير الأساسية. يتم وضع خطة إدارة المشتريات ، والتي يمكن أن تكون وثيقة قائمة بذاتها أو جزءًا من خطة إدارة المشروع الشاملة.
2. إجراء المشتريات
   بمجرد تحديد المنتجات أو الخدمات المطلوبة ، يجب شراؤها. يتضمن هذا عادةً مستند شراء مثل مناقصة خدمات البناء ، أو طلب عرض (RFP) للخدمات المهنية ، أو ورقة مواصفات للمنتجات. يجب تحديد نوع هيكل الدفع ، مثل السعر الثابت أو سعر الوحدة أو التكلفة الثابتة بالإضافة إلى الرسوم الثابتة. تتضمن عملية الحصول على ردود من البائعين المحتملين واختيار واحد ومنح العقد العديد من المسائل التعاقدية ، وغالبًا ما يلزم وجود محام.
3. مراقبة المشتريات
   بمجرد أن يصبح البائع في مكانه ، من المهم تطوير العلاقة ومراقبة أداء العقد وإدارة تغييرات العقد كما هو مطلوب. في مجال عملي ، إنه يوم نادر عندما يكتمل مشروع لم يكن به نوع من التغييرات. يمكن للعلاقات القوية في كثير من الأحيان أن تسهل التغييرات السيئة ، ولكن مع ذلك من المهم لمدير المشروع أن يوفر الإدارة اليومية لجميع البائعين.
4. إغلاق المشتريات
   كخطوة غالبًا ما يتم التقليل من شأنها ، يعد إغلاق العقود وتقديم شهادات الإنجاز للبائعين أمرًا مهمًا لمشروع يعمل بشكل جيد. غالبًا ما توجد عناصر ضمان أو عناصر عمل قد تظهر بعد أن يُنظر إلى العقد على أنه مكتمل. يجب الإبلاغ عن جميع المتطلبات الإضافية وإصدار وثائق إغلاق المشروع.