جمع المتطلبات

مجالات المعرفة

• إدارة نطاق المشروع
• إدارة نطاق الخطة
• جمع المتطلبات
• تحديد النطاق
• قم بإنشاء WBS
• تحقق من النطاق
• نطاق التحكم

من أجل تحديد النطاق الكامل للمشروع ، تدعو هيئة المعرفة لإدارة المشروع إلى الخطوة الوسيطة لجمع المتطلبات.

تتضمن عملية تجميع المتطلبات تجميع جميع متطلبات المشروع المختلفة من جميع أصحاب المصلحة المختلفين. معظم المشاريع لديها أصحاب مصلحة أكثر مما تعتقد. كل منظم حكومي أو شركة مرافق أو مالك أرض أو مستثمر أو ما إلى ذلك يتأثر بالمشروع سوف يفرض متطلبات. وبالتالي ، غالبًا ما تكون مناقشة أصحاب المصلحة مهمة عندما يبدأ المشروع للتأكد من تحديد جميع المتطلبات.

تقع هذه العملية ضمن مجموعة عمليات التخطيط ، لذلك يجب أن تحتوي خطة إدارة المشروع على قسم مخصص لها. يجب أن يتضمن هذا القسم ، كحد أدنى ، قائمة بجميع المتطلبات التي يجب أن يستوفيها المشروع. بالنسبة للمشاريع التي يكون فيها تتبع المتطلبات أحد الاعتبارات الرئيسية (مثل تطوير البرامج) ، قد تكون خطة إدارة متطلبات منفصلة ضرورية. يتضمن ذلك أشياء مثل كيفية تحديد الأولويات ، وتتبعها ، وقياسها ، ويمكن أن يكون ذا أهمية خاصة عندما تكون المتطلبات عرضة للتغيير أثناء المشروع. في هذه الحالة ، يتم استخدام مصفوفة تتبع المتطلبات لضمان بقاء جدول المشروع والتكلفة على المسار الصحيح.

تندرج متطلبات المشروع في الفئات الخمس التالية:

1. متطلبات العمل
2. متطلبات أصحاب المصلحة
3. متطلبات المنتج
4. متطلبات الانتقال
5. متطلبات الجودة

متطلبات العمل

تنشأ هذه المتطلبات من احتياجات المنظمة التي تتولى المشروع. تأتي أهداف العمل من استراتيجية الشركة الخاصة بالعمل ويجب على مدير المشروع ترجمة تلك الأهداف إلى متطلبات المشروع.

من المفيد التساؤل عن سبب تنفيذ المشروع في المقام الأول. قررت المنظمة المنفذة تنفيذ المشروع بنية تحقيق أهداف عمل معينة ، وهذه الأهداف هي مصدر متطلبات المشروع.

يعد ميثاق المشروع أيضًا مصدرًا جيدًا لمتطلبات العمل.

متطلبات أصحاب المصلحة

تأخذ هذه المتطلبات عدة أشكال مختلفة. يفرض PMBOK أن تحتوي خطة إدارة المشروع على "سجل أصحاب المصلحة" (قائمة أصحاب المصلحة) والتي يجب الرجوع إليها لتحديد متطلبات كل مشروع. يأتي أصحاب المصلحة في العديد من الأشكال المختلفة ولكن فيما يلي قائمة شاملة نسبيًا.

1. أصحاب
2. المستثمرون
3. الممولين
4. المنافسين
5. جمعيات الصناعة
6. ملاك الأراضي المجاورة
7. المنظمون البيئيون
8. وكالات تنظيمية أخرى
9. شركات المرافق العامة
10. حركة مرور المركبات أو المشاة

أصحاب المصلحة ، بحكم التعريف ، يفرضون متطلبات على مشروعك (وإلا فهم ليسوا أصحاب مصلحة). في بعض الأحيان لديهم متطلبات متعددة. في بعض الأحيان تكون متطلباتهم غير واضحة ، على سبيل المثال مالك الأرض بالقرب من موقع خط أنابيب نفط جديد والذي يمكن أن يتحول إلى خصم أو داعم. على الطرف الآخر من الطيف ، قام بعض أصحاب المصلحة بتطوير منشورات ، مثل دليل التصميم ، يسرد المتطلبات. يجب إدراجها في قسم المتطلبات في خطة إدارة المشروع.

متطلبات المنتج

تحتوي المشاريع على مخرجات. بغض النظر عما إذا كان التسليم منتجًا نهائيًا أو منتجًا مؤقتًا ، فإن هذه التسليمات لها متطلبات. تنقسم إلى فئتين متميزتين:

1. المتطلبات الوظيفية: الميزات والوظائف والخصائص التي يجب أن يتمتع بها المنتج. أي . المتطلبات الهندسية للمنتج.
2. المتطلبات غير الوظيفية: العناصر الثانوية مثل السلامة والأمن ، ومستويات الخدمة / الدعم. أيضًا ، البيئة التي يكون فيها المنتج فعالًا.

متطلبات الانتقال

تحتوي معظم المشاريع على عناصر مؤقتة أو انتقالية ضرورية لتسليم المشروع. فمثلا،

1. تدريب فريق المشروع
2. تحويل البيانات
3. النماذج

غالبًا ما تكون مخفية ويصعب تمييزها ، ولكنها يمكن أن تؤدي إلى فشل المشروع تمامًا مثل أي متطلبات أخرى.

متطلبات الجودة

تحتوي جميع المشاريع تقريبًا على معايير يجب أن تلبيها تصميمات المنتجات. تقوم رابطة المعايير الدولية (ISO) بتطوير معايير للعديد من المنتجات والخدمات المشتركة.

1. الرابطة الدولية للمعايير (ISO)
2. الجمعية الأمريكية للاختبار والمواد (ASTM)
3. معهد مهندسي الكهرباء والإلكترونيات (IEEE)
4. متطلبات تصميم صاحب المشروع (الراعي)
5. أصحاب المصلحة أو متطلبات التصميم التنظيمي

في بعض الأحيان ، لا تكون المتطلبات معروفة تمامًا وتصبح أكثر وضوحًا في جميع مراحل المشروع ، مثل تصميم واجهة المستخدم أو ظروف تحت الأرض غير معروفة لمشروع البناء. في هذه الحالة ، يتم التخطيط لمجموعات التركيز أو ورش العمل في جميع مراحل المشروع لتسهيل تحسين متطلبات المشروع. يتم استخدام نشر وظيفة الجودة على نطاق واسع في الصناعة التحويلية لتوضيح متطلبات المنتج.

عندما لا تكون المتطلبات معروفة تمامًا ، من المهم للغاية أن يستوعب المشروع حالة عدم اليقين. ويمكن أن يتم ذلك بطريقتين:

1. الطوارئ. يتم إعطاء جدول المشروع أو التكلفة أو الجودة مبلغًا إضافيًا لضمان تندرج أوجه عدم اليقين ضمن خطة المشروع.
2. تحذير أصحاب المصلحة. حيثما أمكن ، يمكن لأصحاب المصلحة أن يكونوا قابلين للتغييرات في المشروع إذا زادت المتطلبات عن تلك المفترضة في خطة المشروع. يجب الاتفاق على هذا في مرحلة تخطيط المشروع.

خطة إدارة المشروع

يمكن أن تستوعب خطة إدارة المشروع المتطلبات بعدة طرق:

1. قائمة بسيطة بالمتطلبات (الحد الأدنى).
2. جدول يسرد المتطلبات ويساوي بينها وبين أصحاب المصلحة.
3. وثيقة أكثر شمولاً مع تحليل أصحاب المصلحة والمتطلبات ، مثل العوامل التي تؤثر على المتطلبات ، وكيف يمكن أن تتغير وكيف ينبغي إدارتها.

يعتمد حجم وشكل قسم المتطلبات على حجم وتعقيد المشروع.