خطة إدارة الجدول

المواعيد النهائية للمشروع ثابتة ولكن الموارد مشغولة. تم تشديد المواعيد النهائية ولكن الجودة يجب أن تظل كما هي. يريد العميل منتجًا بأعلى جودة وبأقل تكلفة. هذه بعض القضايا العديدة التي يجب على مدير المشروع التعامل معها على أساس يومي. على المستوى التأسيسي ، يجب على مدير المشروع أن يوازن بين توازن التكلفة والجودة والوقت لضمان رضا جميع أصحاب المصلحة.

هذه العملية الأولى داخل هيئة إدارة المشروع للمعرفة مجال المعرفة "إدارة وقت المشروع" هو "إدارة الجدول الزمني للخطة". يتضمن السياسات والإجراءات التي سيتم من خلالها تطوير الجدول الزمني. والنتيجة هي خطة إدارة الجدول ، والتي يمكن أن تكون وثيقة مستقلة أو قسمًا من خطة إدارة المشروع الأكبر.

خطة إدارة الجدول

الناتج الرئيسي لعملية إدارة الجدول الزمني للخطة هو خطة إدارة الجدول. بالنسبة للمشاريع الصغيرة ، هذا مجرد جزء من خطة إدارة المشروع. يحتوي على الاتجاه العام والاستراتيجية فيما يتعلق بالجدول الزمني للمشروع. يمكن أن يحتوي على الجدول نفسه ، ولكن من الناحية العملية ، من المحتمل أن يعمل الجدول بشكل أفضل في الملحق.

بالنسبة لمعظم المشاريع ، سيكون لديك مشاريع أخرى مماثلة يمكنك من خلالها استعارة خطة إدارة الجدول الزمني . إذا كان مشروعك فريدًا ، أو إذا كنت بحاجة إلى قائمة مراجعة ، فإليك بعض الأسئلة التي يمكنك الإجابة عليها عند تطوير خطة إدارة الجدول الزمني الخاص بك:

1. كيف سيتم وضع الجدول الزمني؟
   يمكن تحديد نوع البرنامج الذي سيتم استخدامه وكذلك الشخص الذي يقوم بإنشاء الجدول. أي منهجية أخرى مثل تقنيات التقدير أو طرق مشاركة الموارد.
2. إلى أي مدى ستكون عدوانية؟
   يمكن تحديد استراتيجية الطوارئ والاحتياطيات ، وكذلك ما يمكن أن يشكل حالة سيتم فيها استغلال الاحتياطيات.
3. من الذي سيتم إخطاره؟
   يمكن تحديد أصحاب المصلحة الفريدين في الجدول الزمني ، بالإضافة إلى احتياجات الاتصال الخاصة بهم. يمكن تحديد قائمة توزيع للجدول النهائي و / أو المراجعات. يمكن وضع تقارير منتظمة عن أداء الجدول الزمني.
4. متى وكيف سيتم قياس أداء الجدول الزمني؟
   بشكل عام ، سينتج تحليل القيمة المكتسبة تباينًا في الجدول (SV) ومؤشر أداء الجدول (SPI) ، بالإضافة إلى عدد قليل من الأرقام الأخرى التي تمنح مدير المشروع نظرة ثاقبة حول مدى تقدم المشروع أو تأخره. تضمن اجتماعات التقدم الأسبوعية (أو غيرها) أن يكون فريق المشروع على اطلاع بالجدول الزمني للمشروع ويحدد التقدم الذي يتعين تحقيقه خلال فترة التقدم القادمة.
5. عندما (ليس إذا!) يتأخر المشروع عن الجدول الزمني ، ما هي الإجراءات التي سيتم اتخاذها لتصحيحه؟
   هناك عدد قليل من الخيارات. يمكن تحديد الأولوية الأعلى إلى الأدنى في خطة إدارة الجدول.
1. تعطل الجدول يعني إضافة المزيد من الموارد.
2. التعقب السريع أداء المهام بالتوازي التي كان من الممكن إجراؤها بالتسلسل.
3. تغيير نطاق العمل لإزالة المهام غير الضرورية.
4. تحديث الجدول الذي يتطلب موافقة راعي المشروع.
6. ما هي الموارد المطلوبة وكيف ستتم إدارة جداولها؟
   غالبًا ما تكون المشروعات مقيدة بواحد أو عدة موارد رئيسية ، مثل سائق كومة لمؤسسة بناء. ربما تحتاج هذه الموارد الرئيسية إلى بعض حالات الطوارئ الإضافية لأن المشروع بأكمله يتقدم أو يتخلف مع توفرها.
7. ما هي الافتراضات المضمنة في الجدول؟
   يحتوي كل جدول مشروع على افتراضات ، من الشروط الأساسية إلى المتطلبات الخارجية. إذا لم يتم وضع هذه في الخطة ، سيفترض أصحاب المصلحة في المشروع أنه لم يتم النظر فيها وهو أمر لا يبشر بالخير عند مواجهة تغييرات المشروع.

إنشاء جدول المشروع

تعد جدولة المشروع أحد الأجزاء التأسيسية لإدارة المشروع ، ولهذا السبب من المحتمل أن يكون مجال معرفة إدارة وقت المشروع هو أهم مجالات المعرفة العشرة. بعبارة أخرى ، فإن خطة إدارة المشروع بدون جدول زمني للمشروع مبني بشكل احترافي ومستوى الموارد ليست فعالة في ضمان نتيجة إيجابية للمشروع.

هناك ست خطوات لإنشاء جدول مشروع احترافي:

1. تقسيم المشروع إلى مهام
2. تحديد تسلسل المهام والعلاقات بين المهام
3. تقدير موارد المهام
4. تقدير مدد المهام
5. بناء الجدول الزمني الأولي
6. تسوية الموارد والجدول الزمني النهائي

تحتوي كل خطوة من الخطوات من 1 إلى 5 على عملياتها الخاصة داخل الهيئة المعرفية لإدارة المشاريع (PMBOK) ، بالتتابع في مجال معرفة إدارة الوقت . تعد تسوية الموارد جزءًا من تطوير الجدول (الخطوة التي تسبقه) ولكني أدرجها بشكل منفصل لأنها في الواقع خطوة مميزة.

في هذه السلسلة ، كتبنا مقالًا يحتوي على أكثر من 1000 كلمة في كل مجال من مجالات المعرفة. على هذا النحو ، يحتوي كل مجال من مجالات المعرفة المذكورة أعلاه على نظرة عامة ومثال عملي لتطوير الجدول الزمني الاحترافي باستخدام Microsoft Excel. لمتابعة السلسلة وإنشاء جدول مشروع احترافي ، انقر على قائمة مناطق المعرفة ، ثم إدارة وقت المشروع . هذه الصفحة هي الأولى في السلسلة. ها هي الصفحة التالية.

مراقبة الجدول الزمني

يعد إنشاء جدول احترافي على مستوى الموارد هو الخطوة الأولى في ضمان الوفاء بالمواعيد النهائية للمشروع. يخلق التوقعات. لكنه لا يعني شيئًا إذا لم يتم اتخاذ الخطوات الصحيحة للتحكم في الجدول الزمني أثناء تنفيذ المشروع. الجدول الزمني المذهل لتجميع الغبار على الرف لا يفيد أي شخص. لحسن الحظ ، فإن نظرية إدارة المشروع واسعة النطاق في مجال التحكم في الجدول الزمني ، كما أن الأساليب التي يتم التنقل بها بشكل جيد ستجعل الوفاء بالمواعيد النهائية أمرًا يسيرًا تقريبًا. يمكن أن تتوافق المواعيد النهائية للمشروع إذا قمت بإجراء التسلسل الصحيح للمهام. يسمى السر تحليل القيمة المكتسبة.

أولاً ، يجب على مدير المشروع تحديد مدة الحالة. أوصي بأسبوع واحد ، لأنه بالنسبة لأي مشروع تقريبًا أي حجم ، يمكن تحقيق اجتماع تقدم لمدة أسبوع واحد دون أن يكون مرهقًا للغاية.

يعتمد محتوى اجتماعات الحالة الأسبوعية على ما يصلح للمشروع ومدير المشروع. يمكن أن يكون اجتماعًا كاملاً لفريق المشروع ، أو ببساطة يقوم مدير المشروع بتحديث إحصائيات المشروع. لكن يجب أن يتم ذلك. كُتبت كتب عن عدم كفاءة الاجتماعات وأنا لا أختلف معها. لكن فرق المشروع الفعالة تتطلب تعاونًا بين الأشخاص ، وهذا يعني أنه يجب عليهم التواصل بشكل جانبي مع أعضاء الفريق الآخرين وما فوق إلى مدير المشروع. اجتماع الوضع العادي هو ضرورة.

من أجل تلبية المواعيد النهائية للمشروع ، تسير العملية على النحو التالي:

1. يجب أن يكون الجدول الزمني للمشروع قابلاً للتحقيق وتسوية الموارد. أنظر فوق.
2. بالقرب من نهاية كل فترة حالة ، يحدد مدير المشروع النسبة المئوية لاكتمال كل مهمة عبر مشاورات فردية مع أعضاء فريق المشروع.
3. قبل اجتماع الحالة ، يستخدم مدير المشروع تقديرات النسبة المئوية الكاملة لحساب تباين الجدول (SV) ومؤشر أداء الجدول (SPI). هناك عناصر معادلة في مجال معرفة تكلفة المشروع (فرق التكلفة ومؤشر أداء التكلفة) ولكننا نركز على الجدول الزمني هنا. يحتوي تحليل القيمة المكتسبة على العديد من القيم الأخرى التي قد تكون مهتمًا بها ، ولكن هذين (بالإضافة إلى عنصري التكلفة) هما الأساسيات.
4. يحتوي اجتماع الحالة على عناصر جدول الأعمال التالية:
1. الفروق في الجدول والتكلفة. قم بتوصيل SV و SPI ، وناقش سبب تقدم المشروع أو تأخره عن الجدول الزمني و / أو التكلفة.
2. المهام المنجزة الأسبوع الماضي (أو أي فترة زمنية للحالة). يتم عرض جدول المشروع أو توزيعه ومناقشته.
3. المهام التي يتعين أداؤها هذا الأسبوع. هذا أيضا يبقي أعضاء فريق المشروع عرضة للمساءلة.
4. نتطلع إلى نهاية المشروع. هذا للحفاظ على الصورة الكبيرة في أذهان الجميع والمساعدة في تحفيز الناس من خلال تذكيرهم لماذا يفعلون ما يفعلونه.
5. يتم إنتاج بنود جدول الأعمال الأربعة المذكورة أعلاه في نموذج تحديث حالة المشروع وإيداعها في خطة إدارة المشروع.

بالنسبة لمعظم المشاريع ، يمكن لمدير المشروع قضاء ساعة واحدة أسبوعيًا في تحديد SV و SPI و CV و CPI ، ثم توزيعها على فريق المشروع في اجتماع حالة المشروع. سيكون الجميع على دراية بالمكان الذي يجب أن يكونوا فيه وما يجب عليهم فعله. أي مشاكل محتملة تظهر ويمكن معالجتها من خلال الطرق الموضحة في خطة إدارة الجدول (انظر أعلاه). صدقوني ، المواعيد النهائية ستدير نفسها حقًا.

برامج إدارة المشاريع

كما يمكنك أن تتخيل ، فإن التخطيط السليم والتحكم في جداول المشروع أصبح أسهل بكثير مع البرامج. تعتمد البرامج بشكل كبير على الصناعة وتفضيل مدير المشروع الفردي. يحتل Microsoft Project مكانة بارزة في المجالات التقنية والهندسية. في البناء ، يعتبر Primavera Project Planner هو المعيار. في صناعة تكنولوجيا المعلومات ، تعد إدارة المشاريع القائمة على الويب هي القاعدة.

مهما كان اختيارك ، تعلمه جيدًا. تأكد من احتوائه على عنصر تحكم قوي في المشروع ، لأنه من السهل الانغماس في روتين حيث يتم استخدام البرنامج في الغالب كأداة بيانات ، لإخبارك بالمقاييس دون إعطائك أي دافع للعثور على المشكلات وإصلاحها.

الصورة الكبيرة

يوجد جدول مشروع ضمن خطة إدارة المشروع. على الرغم من أنه يبدو أحيانًا أن الوفاء بالموعد النهائي للمشروع هو معيار النجاح الوحيد ، إلا أنه في الواقع يحتاج نجاح المشروع إلى تحديد "أعلى" من الجدول الزمني.

ضمن خطة إدارة المشروع ، يعتبر بيان النطاق بشكل فعال نقطة البداية لتطوير الجدول الزمني ، وفي PMBOK هو أحد مدخلات العملية. يخبرك بيان النطاق عن حدود المشروع وما الذي سينجزه. تعتمد عليه كل المهام والمدد وتقديرات الموارد. وبالتالي ، يجب استشارته قبل بدء عملية تطوير الجدول الزمني.