8.5 Control Risks
مخاطر التحكم
تعد مراقبة المخاطر والتحكم فيها أثناء تنفيذ المشروع أمرًا بالغ الأهمية لضمان مراعاة مخاطر المشروع والتعامل معها بشكل صحيح. تتغير أشياء كثيرة أثناء سير المشروع مما يجعل أجزاء من سجل المخاطر عفا عليها الزمن.
السيطرة على المخاطر هي عملية إدارة المخاطر الوحيدة في مجموعة عمليات المراقبة والتحكم ضمن هيئة المعرفة لإدارة المشروع.
هناك ثلاثة أهداف رئيسية لمراقبة المخاطر والتحكم فيها:
- تتبع المخاطر
- تحديد المخاطر الجديدة والمتبقية
- التأكد من تنفيذ خطط الاستجابة كما هو مخطط لها
تتبع المخاطر
طوال المشروع ، يتغير سجل المخاطر دائمًا. إذا لم يكن هناك شيء آخر ، فإن المخاطر تصبح واحدة تلو الأخرى عفا عليها الزمن وتحتاج إلى تصنيفها على أنها "لم تحدث". بالطبع ، تحتاج المخاطر التي تحدث إلى البدء في خطط الاستجابة المناسبة. بالإضافة إلى ذلك ، يجب تحديث المخاطر التي تتغير بسبب ظروف المشروع بحيث لا ينظر أصحاب المصلحة في المشروع إلى سجل المخاطر كوثيقة تخطيط لم تحظ بالاهتمام المناسب أثناء تنفيذ المشروع.
وبالتالي ، يجب إعادة النظر في سجل المخاطر باستمرار لضمان نظام إدارة مخاطر فعال. يجب أن تكون المخاطر أحد بنود جدول الأعمال في اجتماعات الحالة العادية ويجب أن يقدم أعضاء المشروع مدخلات عن حالة المخاطر المختلفة.
يجب أن يتم حساب التباين والقيمة المكتسبة بانتظام طوال المشروع. يحدد هذا المدى البعيد عن الجدول الزمني أو التكلفة للمشروع ، ويمكن استخدامه لتقييم تلك المخاطر (المهمة جدًا في العادة) على الجدول الزمني و / أو ميزانية المشروع.
على الرغم من أنها ليست جزءًا إلزاميًا من سجل المخاطر ، إلا أن محفزات المخاطر تمثل طريقة ممتازة لتتبع المخاطر. عندما تكون في مكانها فإنها تبسط عملية المراقبة. إنها تتيح لك تحديد ما إذا كانت هناك مخاطر قد حدثت بسرعة ، وبالتالي تتيح لك اتخاذ إجراء سريع وحاسم.
تحديد المخاطر الجديدة
خلال المشروع ستحدث مخاطر جديدة. نظرًا لأن العديد من المخاطر في السجل لا تكون مستقلة تمامًا عن بعضها البعض ، فإن حدوث المخاطر سيغير ملف تعريف المخاطر (الاحتمالية والتأثير) للآخرين. أيضًا ، غالبًا ما يتم تحديد المخاطر الجديدة أثناء تنفيذ المشروع والتي لم يتم تصورها خلال مرحلة التخطيط.
يجب على فريق إدارة المشروع تعيين مناقشات إدارة المخاطر المجدولة بانتظام ، ويجب أن تكون مخاطر المشروع الجديدة على جدول الأعمال. أوصي بعقد اجتماعات أسبوعية حول حالة المشروع مع فريق المشروع ، لأنه يميل إلى أن يكون فريق المشروع هو الذي يحدد مخاطر المشروع الجديدة. لن يستخدموا هذا المصطلح ، ولكن إذا كنت تستمع باستمرار إلى تحديثاتهم بهدف تمييز المخاطر المحتملة ، فسوف يكشفون عن أنفسهم.
تنفيذ خطط الاستجابة
عند حدوث خطر ، يكون لديك أحد خيارين:
- استدعاء الطوارئ
- إجراء تغيير على المشروع (النطاق ، التكلفة ، الجدول الزمني ، إلخ.)
إذا كان المشروع يحتوي على حالات طارئة (الوقت والميزانية وما إلى ذلك) مخصصة للمهمة التي تأثرت بحدث خطر ، يمكن استدعاء الحالات الطارئة. يحتاج مدير المشروع إلى تقييم مستوى الطوارئ واتخاذ قرار بشأن مدى كفاية حالات الطوارئ لبقية المشروع. هذا بالتأكيد هو البديل المفضل ، ولكن إذا كان المشروع لا يحتوي على رفاهية الطوارئ ، فإن تغييرات المشروع مطلوبة.
يجب وضع خطط الاستجابة لأهم المخاطر فقط. عندما يُنظر إلى حدوث خطر ما ، وتوجد خطة استجابة ، يجب تنفيذها بسرعة.
عند وقوع حدث خطر ، يكون التواصل بشكل عام أمرًا بالغ الأهمية. يجب إبلاغ أصحاب المصلحة بحدوث خطر وماذا ستكون الاستجابة. إذا لزم الأمر ، يجب أيضًا إبلاغ راعي (رعاة) المشروع. أعتقد أن حالة ممارسات إدارة المخاطر الحالية ستضمن منح الكثير من الائتمان لمديري المشاريع الذين لديهم خطة استجابة مطبقة عند حدوث الأشياء.
إقفال المشروع
بمجرد اكتمال المشروع ، ستندرج كل مخاطر في إحدى فئات الحالة الثلاث التالية:
- لم يحدث
- حدث مع تغيير المشروع (النطاق ، التكلفة ، الجدول الزمني ، إلخ.)
- حدثت والطوارئ المستخدمة
إذا تمت إزالة جميع المخاطر التي لم تحدث من سجل المخاطر ، فيمكن إعادة تسميتها في قاعدة بيانات "الدروس المستفادة" ، جنبًا إلى جنب مع أي معلومات ذات صلة حول كيفية التعامل مع المخاطر ، والإشارة إليها للمشاريع المستقبلية. في الواقع ، تعد قاعدة بيانات الدروس المستفادة عنصرًا أساسيًا في هيئة المعرفة لإدارة المشروع.
تعد قاعدة بيانات الدروس المستفادة القوية أمرًا بالغ الأهمية في الإدارة الفعالة للبرنامج داخل مكتب إدارة المشروع ، ومدير المشروع هو الشخص الأول في هذا الجهد. تحتوي معظم المشاريع على العديد من الأجزاء التي ستتكرر بشكل ما في وقت ما في المستقبل ، والنتائج النهائية لسجل المخاطر هي أداة تنظيمية مذهلة يمكن وينبغي استخدامها لصالح جميع المشاريع.