تطوير الجدول الزمني

لتطوير جدول مشروع احترافي ، نفترض أنك قمت بالفعل بتنفيذ الخطوات السابقة في مجال المعرفة الخاص بإدارة وقت المشروع :

1. تحديد الأنشطة
2. تسلسل الأنشطة
3. تقدير موارد النشاط
4. تقدير مدد النشاط

بمجرد معرفة هذه الأجزاء من اللغز ، نقوم بإنشاء الجدول باستخدام خمس خطوات:

1. قم بإنشاء مخطط الشبكة
2. تحديد المسار الحرج والعوامات
3. ارسم مخطط جانت (شريطي) أولي
4. أداء تسوية الموارد
5. ضغط الجدول (إذا لزم الأمر)

قم بإنشاء مخطط الشبكة

يستخدم مخطط الشبكة لإنتاج القطعتين التاليتين من البيانات:

1. النشاط يطفو
2. المسار الحرج

بالطبع ، يعد التمثيل الرسومي للمهام مفيدًا جدًا أيضًا في تصور المشروع والتأكد من صحة العلاقات بين كل مهمة.

عند جدولة مشروع يدويًا ، يمكنك استخدام Microsoft Excel لإنتاج رسم تخطيطي للشبكة ، مثل هذا:

يوجد نوعان من مخططات الشبكة:

1. النشاط على العقدة: يتم رسم المهام على العقد وتمثل الأسهم العلاقات بين المهام.
2. النشاط على السهم: المهام هي الأسهم والعقد تمثل المعالم بين المهام.

من الناحية العملية ، يعتبر "النشاط على العقدة" السابق هو الأكثر شيوعًا إلى حد بعيد وسنستخدم هذه الطريقة للمضي قدمًا.

تحديد المسار الحرج والعوامات

يتم تعريف المسار الحرج على أنه أطول مسار عبر الشبكة ، مما يعني أنه يحدد الحد الأدنى لتاريخ الانتهاء من المشروع. خلال هذه الخطوة ، يتم تحديد المسار المهم والعوامات لكل نشاط ، والتي تُستخدم لرسم مخطط جانت (شريطي). طريقة المسار الحرج هي تسلسل الخطوات المتخذة لتحديد المسار الحرج والعوامات. والخطوات هي كما يلي:

• أدخل المدد لجميع الأنشطة
• قم بإجراء تمرير إلى الأمام ، والذي يحدد تواريخ البدء المبكر (ES) والانتهاء المبكر (EF) لكل مهمة.
• قم بإجراء تمرير للخلف ، والذي يحدد تاريخي البدء المتأخر (LS) والانتهاء المتأخر (LF) لكل مهمة.
• حساب تعويم لكل مهمة. تعويم = LS - ES .

سيحدد التمرير إلى الأمام الحد الأدنى لمدة المشروع ، أي يوم اكتمال المشروع ، وهو EF (الإنهاء المبكر) للمهمة النهائية.

يمر المسار الحرج عبر كل مهمة لا تحتوي على أي عدد عشري. غالبًا ما يتم تمييز كل مهمة على المسار الحرج.

كلمة عن التبعيات. في صفحة تسلسل النشاط ، تحدثنا عن أربع طرق يمكن أن ترتبط بها المهام ببعضها البعض: من النهاية إلى البداية (FS) ، ومن النهاية إلى النهاية (FF) ، ومن البداية إلى النهاية (SF) ، والبدء- إلى البدء (SS). تحدثنا أيضًا عن العملاء المحتملين والتأخيرات. هذه مفاهيم مهمة لإدارة المشاريع ، لكن يصعب تنفيذها بدون برامج إدارة المشاريع. يستخدم مثال الجدولة اليدوية أعلاه فقط تبعية Finish-to-Start (FS) بدون أي تأخير.

ارسم مخطط جانت (شريطي) مبدئي

يسمى المخطط الشريطي الأفقي الذي يعرض تاريخي البدء والانتهاء لكل نشاط في المشروع مخطط جانت . إنها أجمل وأنظف وأسهل طريقة لإيصال الجدول الزمني ولكنها تستبعد المعلومات الأساسية ، مثل المسار الحرج.

جانت الأولي ، يتم رسم المهام في تواريخ البدء المبكر (ES) الخاصة بهم. يتم رسم الموارد المطلوبة لكل مهمة أسفل المخطط لتوضيح كيفية استخدام الموارد. في هذه المرحلة ، قد تحتوي الموارد على تقلبات كبيرة في الاستخدام ، على سبيل المثال ، يُطلب من J. Blow العمل 16 ساعة يوميًا لمدة 3 أيام ثم لا يكون لديه عمل على الإطلاق في اليومين الآخرين. بالنسبة لمعظم الموارد ، يجب أن يكون ملف تعريف الاستخدام الخاص بهم ثابتًا قدر الإمكان لتقليل تكلفتها ، وهنا يأتي دور تسوية الموارد.

تسوية الموارد

الموارد المحدودة هي حقيقة لا يمكن لأحد الهروب منها. يشير تحديد مستوى الموارد إلى عملية نقل المهام للخلف و / أو للأمام داخل عواماتها من أجل تسطيح القمم والوديان لاستخدام الموارد ( العمالة والمواد والمعدات). من الأفضل بكثير استخدام شخص لمدة 8 ساعات / يوم لمدة يومين بدلاً من 14 ساعة في اليوم و 2 ساعة في اليوم التالي.

طريقة المسار الحرج تخبرك فقط بالعوامة. تحدد تسوية الموارد المكان الذي سيتم وضع المهمة فيه ضمن العائمة.

خلال هذه الخطوة ، يتم فحص كل منطقة يكون فيها استخدام الموارد به قمم ووديان غير مقبولة ويتم نقل المهام داخل عواماتها لتسوية ملف تعريف استخدام الموارد. إذا كانت المهمة على المسار الحرج ويجب تغيير تاريخي البدء والانتهاء بسبب الموارد ، يجب تغيير تاريخ الانتهاء النهائي للمشروع.

تتم استشارة تقويمات الموارد التي تحدد مدى توفر كل مورد لتحديد وقت توفر الموارد. بشكل عام ، هناك ثلاثة احتمالات:

1. حافظ على مدة المهمة ثابتة وحرك المهمة للأمام أو للخلف على طول عائمها. تنتقل الموارد ببساطة إلى المكان الجديد في الجدول.
2. زيادة مدة المهمة داخل عدد عشري. سيؤدي ذلك إلى توزيع الموارد ، على سبيل المثال ، قد يؤدي تقليل ساعات العمال في مهمة ما من 4 ساعات إلى ساعتين يوميًا إلى القضاء على العمل الإضافي ، ولكنه يزيد من مدة المهمة. إذا كان هذا ضمن الطفو ، فهذا حل مقبول.
3. قم بتغيير تاريخ انتهاء المهمة بعد نهاية العدد العائم الخاص بها. هذا هو أقل موقف مرغوب فيه ويتطلب تعديل بقية الجدول وفقًا لذلك. لكن في بعض الأحيان يكون ذلك ضروريًا.

1 و 2 ، حيث لا يتغير تاريخ انتهاء المهمة ، أحيانًا اسم تجانس الموارد بدلاً من تسوية الموارد.

جدول ضغط

عند تسوية الموارد ، قد يكون لديك جدول وظيفي بالكامل. ولكن غالبًا ما يكون من المرغوب فيه تقصير مهمة لإطالة مهمة أخرى ، أو لزيادة تاريخ الإكمال الكلي. على سبيل المثال ، قد ترغب في تقصير مهمة تشكيل الخرسانة لأن جون سيغادر لقضاء إجازة استوائية وسيتحمل الحصول على عامل آخر مزيدًا من الوقت والنفقات. عندما تحتاج إلى تقصير مدة المهمة ، لديك خياران:

1. تحطم. هذا ينطوي على إضافة موارد إلى المهمة. زيادة ساعات جون أو الحصول على مساعدة الجار ستكون طرقًا لكسر الجدول الزمني.
2. تتبع سريع. يتضمن ذلك أداء المهام بالتوازي والتي يتم إجراؤها بالتسلسل. سيكون بناء القوالب الخرسانية قبل إجراء الحفر نوعًا من التتبع السريع. هناك خطر إعادة العمل بسبب الافتراضات غير الصحيحة التي يجب إجراؤها لمراعاة المهام السابقة غير المكتملة.

بالتزامن مع هاتين التقنيتين لضغط الجدول الزمني ، هناك عدد قليل من خيارات الصورة الأكبر:

1. تغيير النطاق. استبعاد المهام غير الأساسية من المشروع. قم بإزالة المهام الفرعية الصغيرة التي لا تضيف قيمة كبيرة. اعتماد الحد الأدنى من النطاق القابل للتطبيق.
2. تقليل الجودة. قم بإزالة الميزات من المنتج ، أو قم بتغيير مواصفات الجودة.
3. الاستعانة بمصادر خارجية. إذا لم تكن لديك القدرة على أداء المهمة في الوقت المحدد ، فإن الاستعانة بمصادر خارجية يمكن أن يسمح للمشروع بالوفاء بالجدول الزمني. ولكنه يأتي على حساب الافتقار إلى التحكم في تغييرات الجدول الزمني المستقبلية والتكلفة المرتفعة المحتملة. كما قد لا يكون لدى البائع نفس معايير الجودة.

يمكن استخدام ضغط الجدول عند تطوير الجدول ، ولكن يتم استخدامه غالبًا أثناء تنفيذ المشروع عند حدوث تغييرات ويتم تحليل الاحتمالات لتحديد خطة عمل.

أدوات الجدولة

على الرغم من أنه يمكن استخدام جداول البيانات لإنشاء جدول احترافي على مستوى الموارد ، إلا أن حزمة برامج إدارة المشروع الجيدة تجعل العملية أسرع بكثير. تعتمد برامج إدارة المشاريع بشكل كبير على الصناعة التي يتم استخدامها فيها ، وهو أمر منطقي نظرًا للاهتمام الخاص الذي يمكن إعطاؤه للميزات المهمة. لكن Microsoft Project يعد شيئًا قياسيًا في صناعة إدارة المشاريع ، في غياب أي شيء آخر. يحظى Primavera P6 بشعبية كبيرة في مجال البناء ، كما أن أجنحة إدارة المشاريع عبر الإنترنت تحظى بشعبية في مجال تقنية المعلومات.

من الضروري تحديد ميزات البرنامج. ليس من الافتراض الآمن أن تحتوي جميع برامج إدارة المشاريع على جميع ميزات جدولة المشاريع الاحترافية ، مثل التبعيات ، والعوامات ، والمسارات الحرجة. على وجه الخصوص ، تعتبر معظم البدائل المستندة إلى الويب بدائية نسبيًا في إمكانيات الجدولة الخاصة بها. إذا كان هذا هو كل ما تحتاجه ، فهذا رائع ، ولكن إذا كنت تقوم بجدولة أكثر تعقيدًا ، ففكر في Microsoft Project أو حزمة خاصة بالصناعة.

المعايير الخارجية

في بعض الأحيان يتم فرض تاريخ الانتهاء من المشروع خارجيًا على المشروع ، على سبيل المثال عندما يجب أن يكون الملعب مكتملًا للأولمبياد . في هذه الحالة ، لا تزال طرق الجدولة القياسية الموضحة أعلاه سارية ، ويجب تنفيذ تسلسل إضافي فقط من الخطوات.

1. إنشاء جدول كالمعتاد باستخدام الموارد المتاحة.
2. إذا كان تاريخ الإكمال المفروض خارجيًا متأخرًا عن تاريخ الإكمال ، فابحث عن المهام التي يحتمل أن تكون متأخرة عن الجدول الزمني وأضفها إلى مدتها. بدلاً من ذلك ، قم بإنشاء مهمة منفصلة تسمى "الطوارئ" والتي يمكن استخدامها لتغيير الجدول دون عواقب أثناء المشروع.
3. إذا كان تاريخ الإكمال المفروض خارجيًا أقدم من تاريخ الإكمال ، فإن هذا يسمى التعويم السلبي ويجب عليك إجراء تغييرات لإكمال المشروع في الوقت المحدد. يمكن تشديد نطاق المشروع (الحد الأدنى من النطاق القابل للتطبيق) ، أو إزالة العناصر التي تعتبر غير ضرورية. تحتاج كل مهمة إلى الفحص الدقيق لتقنيات ضغط الجدول المتاحة الموضحة أعلاه.