8.2 Risk Identification
تعريف المخاطر
الخطوة الأولى في خطة إدارة المخاطر الجيدة هي تحديد المخاطر. المراحل الأخرى من إدارة مخاطر المشروع مبنية على الأساس المبني هنا. يجب وضع قائمة شاملة بالمخاطر المحتملة على المشروع ، تسمى سجل المخاطر .
من الواضح أنه ليس من المجدي محاولة تحديد جميع المخاطر التي يتعرض لها المشروع - ربما تصطدم طائرة بمكتبك. لكن في هذه الخطوة الأولية ، من المهم أن تكون متفتح الذهن في البداية ، ثم إعادة النظر في القائمة وحصرها في الأهم. نظرًا لأن المخاطر لها مكونان - الاحتمال والتأثير - يمكنك المضي قدمًا لإزالة المخاطر المنخفضة جدًا في فئة واحدة أو أخرى.
في الواقع ، قد يكون اصطدام طائرة بمكتبك حدثًا شديد التأثير ، ولكن يحتوي على احتمال منخفض جدًا بحيث لا يمثل خطرًا كبيرًا على نجاح المشروع.
يحتاج تخطيط المخاطر إلى التوسع في حجم المشروع. يجب أن يظل لدى المشروعات الصغيرة سجل للمخاطر ، ولكن يجب قضاء وقت كافٍ فقط عليها لإنشاء قدر مماثل من القيمة. يجب أن يكون للمشاريع متوسطة الحجم سجل مخاطر مطور جيدًا ، وتميل المشاريع العملاقة عمومًا إلى تحليل مخاطر احترافي.
كيفية تحديد المخاطر
هناك العديد من التقنيات المختلفة التي يمكن استخدامها لتحديد مخاطر المشروع ، بما في ذلك ما يلي:
- قوائم التحقق
إذا لم يكن لديك واحدة بالفعل ، فحاول تطوير قائمة مرجعية للمخاطر الخاصة بمؤسستك. سيتيح لك ذلك أن تدرك بسرعة أيها هو الأكثر أهمية وفي أي ظروف تنطبق. لدينا قائمة مرجعية يمكن أن تكون نقطة انطلاق جيدة ، ولكن من الأفضل أن تكون لديك قائمة أكثر تحديدًا. - الدروس المستفادة
لم أجد منظمة تحتفظ بقاعدة بيانات للدروس المستفادة إلا مرة واحدة فقط ، لكنها أداة رائعة بالنسبة لهم. إنه سجل مرئي للغاية للمشاكل التي تمت مواجهتها ، والأخطاء التي ارتكبت ، وما الذي سيفعله مدير المشروع بشكل مختلف في المشاريع المستقبلية. عندما تبدأ مشروعًا جديدًا وتقضي بضع دقائق في قراءة ذلك ، كيف يمكنك أن تخطئ؟ - خبراء الموضوع
ليس هناك بديل أساسي عن وجود خبراء يعرفون الموضوع لتقديم المشورة لك بشأن المخاطر التي ينطوي عليها العمل. غالبًا ما يكونون في أقسام أخرى ولكن نصيحتهم لا مثيل لها. - مراجعة الوثائق
- يتضمن التعرف على المشروع وتفاصيله الفنية والعاملين فيه. انتبه جيدًا للأجزاء غير المعتادة ، تلك التي ليست مهامًا يومية بسيطة. - تحليل SWOT سيساعد تحليل نقاط
القوة والضعف والفرص والتهديدات في استخلاص المخاطر الكامنة في المشروع. يمكن لأرباع نقاط الضعف والتهديدات على وجه الخصوص أن تسفر عن بعض المخاطر الجديدة التي لم تفكر بها من قبل. - العصف الذهني
سواء كان بمفرده أو في مجموعة ، فإن العصف الذهني يتضمن التركيز على الكمية على الجودة. ما عليك سوى كتابة كل ما يخطر ببالك على الورق ، ثم العودة وتضييق القائمة لاحقًا. - تقنية دلفي
تتضمن هذه الطريقة الاستعلام عن مجموعة من الأشخاص أو الخبراء في الموضوع ، ثم مشاركة جميع الإجابات بشكل مجهول مع المجموعة بأكملها والسماح لهم بمراجعة إجاباتهم الأصلية. بعد عدة جولات يجب أن يظهر توافق في الآراء. - تحليل الافتراضات
يحتوي كل مشروع على افتراضات أساسية معينة تستند إليها دراسة الجدوى الخاصة به. يمكن أن يؤدي تحديد هذه الافتراضات وتحليل موثوقيتها إلى تحديد مخاطر جديدة. - مخططات التأثير
يمكن أن يؤدي رسم شبكة قرارات بسيطة لنقاط التحول الرئيسية داخل المشروع إلى مخاطر مهمة.
المصطلح
سيكون أي وصف جيد لحدث الخطر كافياً ، لكن معهد إدارة المشروع يقدم دليلاً إرشاديًا لوصف المخاطر يكون شاملاً ويضمن حصولك على الأساسيات المغطاة.
- حدث يسبب التأثير.
- إذا كان السبب موجودًا ، حدث قد يحدث ، مما يؤدي إلى التأثير.
ما عليك سوى استبدال الكلمات الجريئة بالتفاصيل المحددة لمشروعك.
المخاطر ذات الصلة
غالبًا ما يكون من الصعب إبقاء المخاطر مستقلة تمامًا عن بعضها البعض. تحدث بعض المخاطر معًا في حالة حدوث سبب جذري معين ، أو تؤدي بعض المخاطر إلى مخاطر أخرى. الموقف الأكثر شيوعًا هو عندما يؤدي حدوث خطر إلى تغيير ملف المخاطر لمخاطر أخرى في السجل. ما كان في يوم من الأيام مخاطرة صغيرة يجب أن تكون على دراية به يتحول إلى مصدر قلق كبير يتطلب وقتًا لإدارة المشروع.
من المستحسن الاحتفاظ بالقائمة مستقلة قدر الإمكان ، لكن الاحتفاظ بها مستقلة تمامًا أمر مستحيل. في مرحلة ما ، سيتعين عليك اتخاذ قرار بشأن ما إذا كان هناك خطران مترابطان لدرجة أنه ينبغي اعتبارهما خطرًا واحدًا أو الاحتفاظ بهما منفصلين.
سوف يتغير سجل المخاطر
طوال فترة المشروع ، سيكون سجل المخاطر في حالة تغير مستمر. يقوم مدير المشروع باستمرار بتعيين المخاطر في السجل على أنها منتهية الصلاحية لأن المهام المرتبطة بها مكتملة.
ولكن في أي وقت ، يمكن أن تحدث مخاطرة ويجب إعادة تقييم المخاطر الأخرى. يمكن أن يحدث أحد الأشياء الثلاثة التالية:
- القضاء على المخاطر
- تم تغيير الأولوية (الاحتمالية و / أو التأثير)
- تسببت في حدث الخطر
إقفال المشروع
في نهاية المشروع ، يجب أن يكون سجل المخاطر مصدقًا على أنه مغلق وأن يتم إعطاء كل خطر واحدًا من ثلاثة تعيينات:
- لم يحدث
- حدثت وتم استدعاء خطة الطوارئ
- حدثت مع تأثير على المشروع (النطاق والوقت والتكلفة وما إلى ذلك)
البيانات ضمن سجل المخاطر
يحتوي سجل المخاطر الجيد على ستة أعمدة:
- وصف المخاطر
- احتمالا
- تأثير
- أولوية
- محفزات
- خطة الاستجابة
في هذه المقالة ركزنا فقط على العمود الأول. يندرج العمودان التاليان ، الاحتمالية والتأثير ، ضمن تحليل المخاطر.